L'élaboration et le maintien de normes pour la pratique de l'archivistique au Canada

Introduction
Rôles et responsabilités
Procédure d'élaboration et de révision d'une norme
Procédure d'approbation et d'adoption d'une norme.
Annexe A : Les processus du CCA pour l'élaboration, l'approbation et l'appui formel aux normes pour la pratique de l'archivistique
Annexe B : Structure d'élaboration d'une norme
Annexe C : Le système canadien de normalisation

Introduction

Les normes influencent presque tous les domaines de la vie et la pratique de l'archivistique ne fait pas exception. Dans notre quotidien, nous nous en remettons à des normes pour nous assurer sécurité, qualité, efficacité et pour communiquer. Les archivistes canadiens ont élaboré des codes de déontologie, des lignes directrices pour la formation et adopté nombre de normes techniques telles les normes ANSI pour le microfilmage.

Dans un contexte de progrès technologiques, de réductions budgétaires, de défis impossibles à relever et d'engagements internationaux de plus en plus importants, les archivistes trouvent nécessaires de porter une attention accrue aux pratiques qui guident leur travail. L'officialisation du processus d'élaboration des normes constitue une dimension nécessaire à cette préoccupation.

Le texte qui suit, vise à expliquer le processus d'élaboration, de révision et d'approbation des normes de la pratique de l'archivistique au Canada. Ce faisant, il précise aussi les rôles et responsabilités de chacun des intervenants dans le processus d'élaboration et d'approbation des normes et fournit des lignes directrices pour proposer, élaborer et réviser une norme.

Les normes prennent diverses formes : lois, codes, lignes directrices, structures, recommandations relatives à la pratique, règles, conventions et normes techniques précises. Plusieurs façons existent pour implanter une norme : décider des priorités pour la profession et élaborer à l'interne une norme nécessaire, réviser et approuver une norme existante déjà élaborée par une autre discipline ou collaborer avec d'autres regroupements pour déterminer une norme qui serve des objectifs communs. Le processus de détermination de normes pour la pratique de l'archivistique au Canada fournit un éventail de méthodes pour l'élaboration de normes.

L'élaboration, l'approbation et la mise à jour de normes est une tâche à laquelle les institutions et les professionnels devraient collaborer. La procédure doit assurer une participation réelle et un engagement de tous les intéressés.

La mise en oeuvre et l'application de normes relèvent de la responsabilité institutionnelle. Le rôle du CCA consiste à faciliter et coordonner le processus d'élaboration des normes. Le CCA doit aussi rendre compte des progrès de leur mise en vigueur, identifier les problèmes d'application et assurer la promotion de normes nationales.

La Commission canadienne des normes archivistiques (CCNA) est un organisme conjoint qui approuve formellement les normes. Elle est formée de membres du Bureau canadien des archivistes et du Conseil du CCA. La mise en place et l'approbation des normes se fondent sur la participation de tous et l'atteinte de consensus. Pour faciliter le processus d'approbation formelle, le CCA fournit des services de secrétariat à la Commission canadienne des normes archivistiques et soumet des normes à la CCNA pour étude.

Le Comité des normes du CCA encourage, coordonne et facilite le développement de normes. Il ne gère pas une structure, mais coordonne plutôt un processus établi en principe sur les lignes directrices de l'Organisation internationale des normes (ISO). Les tâches principales du Comité consistent à identifier les priorités, à définir les besoins en ressources et en financement et à faciliter l'élaboration, l'étude, l'approbation et la mise à jour des normes nationales. Il recommande aussi la reconnaissance formelle de comités techniques pour élaborer des normes particulières. Individus, experts, professionnels, comités, tout comme le Comité des normes du CCA peuvent désigner des domaines nécessitant des normes.

Les normes sont élaborées, révisées et mises à jour par les comités techniques, formés d'experts de plusieurs disciplines lorsque nécessaire. Les comités techniques travaillent en harmonie avec les procédures et les lignes directrices de l'ISO. Ils recueillent toutes les contributions et encouragent l'étude des normes par tous les intervenants du milieu archivistique et par des experts. Le Comité des normes du CCA propose l'approbation des normes déjà en vigueur ou récemment élaborées, pour que le CCA les soumette au CCNA quand ces normes s'appliquent au domaine de l'archivistique et s'assure que le processus de vérification s'est réalisé de façon complète et adéquate.

La communauté archivistique canadienne participe aux processus nationaux et internationaux d'élaboration de normes. Archivistes professionnels et institutions apportent leur contribution en collaborant à la désignation et à la mise en oeuvre des normes.

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Rôles et responsabilités

Le Bureau canadien des archivistes

• Préside la Commission canadienne des normes archivistiques ;
• Révise toutes les normes proposées ;
• Consulte tous les comités techniques ;
• Crée des comités techniques, lorsque requis.

Le Conseil canadien des Archives

• Coordonne le processus d'élaboration des normes ;
• Convoque la Commission canadienne des normes archivistiques ;
• Est responsable du Comité du CCA sur les normes ;
• Consulte tous les comités techniques ;
• Crée des comités techniques, lorsque requis.

Le Comité des normes du CCA

• Favorise et encourage l'élaboration de normes ;
• Coordonne le processus d'élaboration des normes archivistiques ;
• Reconnaît et accrédite les comités techniques ;
• Révise le processus d'élaboration de normes par des comités techniques ;
• Assume le Secrétariat à la normalisation archivistique ;
• S'assure de la publication et la diffusion des normes archivistiques ;
• Peut recommander la création de comités techniques par le CCA ;
• Définit les besoins en ressources et les sources de financement pour appuyer le travail des comités techniques ;
• Soumet des normes à la Commission canadienne des normes ;
• Assure la liaison entre le CCA et la Commission canadienne des normes.

Comités techniques

• Élaborent des normes ;
• Assurent une révision complète d'une norme donnée par la communauté archivistique et les autres instances techniques ;
• Sont constitués d'un groupe de travail formé d'experts ;
• Peuvent être créés et constitués de diverses façons (Bureau, ACA, AAQ, CCA, Archives nationales, conseil provincial, organismes professionnels dans des disciplines connexes, etc.) ;
• Relèvent des organismes ou des institutions qui les ont créés.

Les Archives nationales du Canada

• Encourage et fait la promotion des normes ;
• Fournit l'appui et l'expertise de spécialistes aux comités techniques chargés de développer une norme dans un domaine particulier ;
• Fournit des ressources humaines pour l'élaboration de normes ;
• Finance l'élaboration de normes par le CCA.

Les institutions d'archives

• Encouragent et font la promotion des normes ;
• Fournissent l'appui et l'expertise techniques de spécialistes aux comités techniques chargés de développer une norme dans un domaine particulier ;
• Fournissent des ressources humaines pour l'élaboration de normes.

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Procédure d'élaboration et de révision d'une norme

Le parrain d'une norme

• Communique au Comité des normes du CCA son intention d'élaborer, réviser, approuver ou abroger une norme et fournit les données concernant le besoin ou l'impact de la norme proposée et le plan qui sera mis en oeuvre pour l'élaborer et la vérifier. Voir le format pour l'élaboration des normes en annexe B.

Le Comité des normes du CCA

• Confirme le besoin d'une nouvelle norme ou de la révision d'une norme existante;
• Révise la proposition en s'assurant qu'elle est complète ;
• Aide à déterminer le financement, les experts vérificateurs, etc. ;
• Diffuse l'intention d'élaborer ou de réviser la norme ;
• Autorise les responsables à initier le projet.

Le parrain

• Invite les intéressés à contribuer et à participer ;
• Forme le comité technique ;
• Reçoit les contributions ;
• Élabore la norme ou révise la norme existante;
• Fait un rapport annuel et à mesure que des étapes sont complétées au Comité des normes du CCA;
• Diffuse les propositions de normes dans tout le pays, auprès des comités et des experts concernés et par l'intermédiaire des bulletins des associations ;
• Révise l'ébauche de norme ;
• Consulte le Comité des normes pour définir le format ;
• Diffuse la norme proposée ;
• Révise la norme proposée ;
• Transmet la norme révisée au Comité des normes avec la documentation reliée au processus de consultation et les avis obtenus.

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Procédure d'approbation et d'adoption d'une norme

Le Comité des normes

• Transmet la version finale de la norme à la Commission des normes avec un sommaire du processus de révision et des avis recueillis ;
• Après approbation par la Commission des normes, consigne la norme au Registre des normes ;
• Détermine la date de révision de la norme.

La Commission des normes

• Évalue le processus de révision ;
• Approuve et adopte la norme ;
• Attribue à un comité ou à une autre instance la responsabilité de maintenir la pertinence ou de réviser une norme.

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Annexe A - Les processus pour l'élaboration, l'approbation et l'appui formel aux normes

Élaboration

Comité technique

• Élabore et tient à jour des normes spécifiques ;
• Consulte, passe en revue, propose et révise des normes ;
• Peut être créé par d'autres organismes ;
• Relève de l'organisme créateur ;
• Coordonne et communique avec le Comité des normes du CCA.

Approbation et appui formel

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Annexe B - Structure d'élaboration d'une norme

TITRE (ou OBJET) DE LA NORME :

DATE DE SA SOUMISSION AU COMITÉ DES NORMES :

STATUT DE LA NORME :

• Nouvelle proposition
• Révision
• Adoption d'une norme déjà en vigueur
• Élaboration d'une norme avec un autre organisme professionnel
• Abrogation d'une norme

GROUPE PARRAIN :

CONTACT:

• Nom
• Adresse

Nécessité de la norme :

Impact attendu :

Application :

Format et contenu de la norme :

Composition du comité technique :

Plan d'élaboration de la norme (comprend le budget et le calendrier, si pertinent) :

Plan de révision :

Si possible, annexer la norme existante.

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Le système canadien de normalisation se compose d'organismes accrédités dans l'élaboration de normes, d'homologation, d'enregistrement, d'essais et des comités nationaux de l'Organisation internationale de Normalisation (ISO) et de la Commission électrotechnique internationale (CEI). Le Conseil canadien des normes (SCC) sert de point de ralliement pour la normalisation volontaire, représente le Canada dans les activités bénévoles de normalisation et coordonne les initiatives de normalisation au Canada. Son rôle de coordination s'effectue par la mise en place de politiques et de procédures pour l'élaboration des Normes nationales du Canada (NNC) et l'accréditation des organismes de certification, d'essais et d'enregistrement.

L'Office des normes générales du Canada (ONGC) est l'un des cinq organismes nationaux d'élaboration des normes, accrédités par le Conseil des normes du Canada. Il fait partie du ministère fédéral des Travaux Publics et des Services gouvernementaux du Canada. L'ONGC a élaboré plus de 1500 normes dans une centaine de domaines comprenant le bâtiment et la construction, le textile et le vêtement, le transport et la distribution, la technologie de la santé, l'emballage, l'ameublement de bureau et les fournitures, le carburant et les produits de l'énergie, le papier et ses dérivés, les services, la conservation et le traitement de l'information, la technologie des communications et de l'information. Les activités de l'ONGC dans ces trois derniers domaines, signalent clairement la relation avec les archives.

L'ONGC participe aussi à plusieurs initiatives internationales de normalisation et services de gestion de la qualité, y compris les programmes de qualification et d'homologation et assure divers services de secrétariat technique pour l'ISO.

L'ONGC élabore des normes en effectuant la recherche sur la nécessité d'une norme, en formant des comités équilibrés d'experts, en gérant les réunions, en préparant les procès-verbaux, en contribuant à l'atteinte d'un consensus, en menant des procédures de vote par courrier, en transmettant des normes pour adoption en tant que Normes nationales du Canada, lorsque nécessaire, en diffusant les normes et en fournissant des services de gestion de la qualité. L'ONGC apporte aussi son aide en effectuant la recherche de financement pour le développement de normes. Les services de l'ONGC ne sont pas gratuits.

Les normes élaborées et adoptées par une organisation, dans notre cas la Commission canadienne des normes archivistiques, peuvent être soumises à l'ONGC pour adoption à titre de Norme nationale du Canada. Ce processus de l'ONGC est avantageux dans les cas où une norme doit être proposée comme norme internationale. Travailler avec l'ONGC pourrait être la méthode la plus efficace quand une norme doit être élaborée conjointement avec une autre profession. Dans les cas où une norme intéressant les archivistes est élaborée par un autre groupe ou entreprise manufacturière, les archivistes peuvent demander à être représentés au sein du comité d'élaboration.

Le processus d'élaboration des normes de l'ONGC requiert l'atteinte d'un consensus des groupes intéressés, y compris des groupes d'intérêts généraux et des regroupements d'usagers et de producteurs.

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