Leçon 3

Identifier les forces de votre service d'archives pour le donateur

  1. Présentez votre argumentaire (Pourquoi un donateur devrait-il vous aider?)
  2. La réponse aux questions suivantes constitue les bases de l'argumentaire, soit une liste des arguments et des preuves permettant de valider la décision d'acquisition par donation.

    Prenez quelques minutes pour vous demander ce qui pourrait motiver un donateur à vous aider. Répondez aux questions suivantes :

    1. Quel est le problème à solutionner ou le besoin à combler auquel l'argent recueilli devrait répondre?
    2. Quelle clientèle bénéficiera du projet financé?
    3. Qu’est-ce que ce projet vous permettra de faire de plus que maintenant, ou différemment?
    4. De quel montant d'argent pensez-vous avoir besoin pour réaliser votre projet?

    Exercice : Présentez vos arguments le plus brièvement possible. Faites comme si c'était un exposé que vous deviez faire dans un ascenseur, le temps qu'il faut pour monter d'un étage.

    Document de travail no 1 à télécharger :  Pourquoi un donateur devrait-il vous aider? (Argumentaire)

  3. Que recherchent les donateurs?
  4. Nous allons maintenant examiner ce que les donateurs recherchent dans les services d'archives qu'ils soutiennent financièrement, ainsi que les caractéristiques des organisations qui ont du succès. Ensuite, nous établirons une liste des forces et des faiblesses de votre service d'archives.

    1. Les donateurs veulent savoir de quelle manière leurs dons aideront votre service d'archives à remplir sa mission.
    2. Les caractéristiques appréciées des donateurs dans les organisations qui réussissent bien.

    Statut d'organisme de bienfaisance : Êtes-vous un organisme de bienfaisance enregistré au Canada et pouvez-vous émettre des reçus de bienfaisance? (Les fondations n'ont pas besoin de reçu de bienfaisance, mais elles utilisent ce critère pour trier les demandes qui leur sont adressées. Certains individus et certaines entreprises refusent de faire des dons à des organisations qui ne sont pas dûment enregistrées à titre d'organisme de bienfaisance.)

    Énoncé de mission clair : Avez-vous un énoncé de mission que vos donateurs actuels et potentiels peuvent comprendre?

    Conseil d'administration bénévole : Votre conseil d'administration est-il composé de bénévoles? Si oui, qui sont-ils? Si non, qui dirige votre service d'archives?

    Historique : Avez-vous un document résumant l'histoire de votre service d'archives, et que vous pouvez utiliser pour informer vos donateurs?

    Planification et évaluation : Avez-vous un plan d'action pour vos archives et une façon d'évaluer vos progrès?

    Plan financier solide : Avez-vous un plan financier relié à votre plan d'action?

  5. Forces et avantages de votre service d'archives
  1. Quels sont les forces et les actifs de votre service d'archives?
  2. Qu'est-ce qui le distingue des autres établissements d'archives?

Truc : Une fois les réponses à ces questions fournies, mettez-vous à la place d'un donateur et posez-vous la question suivante : « Et alors? » Essayez d'y répondre.

Exercice :  Prenez quelques minutes pour répondre aux questions sur le document téléchargeable ci-dessous.

Document de travail no 2 à télécharger :  Que recherchent les donateurs?