Leçon 2

Se familiariser avec la terminologie propre au domaine du financement

Glossaire

Argumentaire : ensemble des raisons qui pourraient motiver des donateurs privés à donner à votre service d'archives. Posez-vous les questions suivantes : Pourquoi avez-vous besoin d'argent? De quel montant avez-vous besoin? En quoi méritez-vous le soutien d'un individu, d'une entreprise ou d'une fondation? Qu'est-ce que le donateur recevra en retour?

Budget de fonctionnement ou d'opération : montant d'argent que vous utilisez chaque année pour faire fonctionner votre service d'archives. Les sommes allouées à ce budget peuvent être décrites de différentes manières afin de les rendre plus attrayantes aux donateurs potentiels. Par exemple, si vous avez besoin d'une certaine somme pour maintenir une salle d'entreposage à une température et à un taux d'humidité adéquats, au lieu de dire que vous avez besoin d'argent pour payer les frais d'électricité, faites plutôt valoir que cet argent servira à la préservation des documents.

Club de donateurs : moyen d'impliquer les donateurs et de leur témoigner de la reconnaissance. Par exemple, vous pourriez fonder un club comportant trois niveaux, selon l'importance des dons et leur donner un nom qui évoque votre mission; vous pourriez aussi créer un autre club pour les personnes qui se sont engagées à laisser un legs à votre service d'archives.

À titre d'exemples :

Cercle des archivistes

Membres : donateurs qui effectuent une contribution supérieure à 1000$ par année

Avantages :

  • Rencontres trimestrielles avec l'archiviste pour prendre connaissance des nouvelles acquisitions
  • Réception deux fois par année avec les membres du conseil d'administration ou de l'équipe de direction pour être informés des plans d'avenir et pour recevoir une reconnaissance publique
  • Publication des noms des donateurs dans le rapport annuel
  • Parution d'un article à propos de chaque donation dans le bulletin du service d'archives ou sur son site web
  • Appels téléphoniques de l'archiviste et d'un membre du conseil d'administration pour les remercier
  • Mot de remerciement à la main accompagnant le reçu
  • Envois postaux de toutes les publications et les rapports du service d'archives
  • Invitation à un événement annuel servant à témoigner de la reconnaissance aux donateurs

Cercle du patrimoine

Membres : donateurs qui contribuent entre 500$ à 999$ par année

Avantages :

  • Rencontre annuelle avec l'archiviste pour prendre connaissance des nouvelles acquisitions
  • Réception une fois par année avec les membres du conseil d'administration ou de l'équipe de direction pour être informé des plans d'avenir et pour recevoir une reconnaissance publique
  • Publication des noms des donateurs dans le rapport annuel
  • Parution d'un article à propos de chaque donation dans le bulletin du service d'archives ou sur son site web
  • Appels téléphoniques de l'archiviste et d'un membre du conseil d'administration pour les remercier
  • Mots de remerciement à la main accompagnant le reçu
  • Envois postaux de toutes les publications et les rapports du service d'archives
  • · Invitation à un événement annuel servant à témoigner de la reconnaissance aux donateurs

Cercle de préservation

Membres : donateurs qui contribuent entre 250$ et 499$ par année

Avantages :

  • Rencontre annuelle au service d'archives pour prendre connaissance des nouvelles acquisitions
  • Réception une fois par année avec les membres du conseil d'administration ou de l'équipe de direction pour être informé des plans d'avenir et pour recevoir une reconnaissance publique
  • Publication des noms des donateurs dans le rapport annuel
  • Appels téléphoniques de l'archiviste et d'un membre du conseil d'administration pour les remercier
  • Mot de remerciement à la main accompagnant le reçu
  • Envois postaux de toutes les publications et les rapports du service d'archives
  • Invitation à un événement annuel servant à témoigner de la reconnaissance aux donateurs

Cercle des leaders du patrimoine

Membres : les personnes qui ont manifesté l'intention de léguer une somme d'argent à votre service d'archives

Avantages :

  • Rencontre annuelle avec l'archiviste pour prendre connaissance des nouvelles acquisitions
  • Réception une fois par année avec les membres du conseil d'administration ou de l'équipe de direction pour être informé des plans d'avenir et pour recevoir une reconnaissance publique
  • Publication des noms des donateurs dans le rapport annuel
  • Parution d'un article à propos des legs anticipés dans le bulletin du service d'archives ou sur son site web
  • Appels téléphoniques de l'archiviste et d'un membre du conseil d'administration pour les remercier
  • Mot de remerciement à la main accompagnant le reçu
  • Envois postaux de toutes les publications et les rapports du service d'archives
  • Invitation à un événement annuel servant à témoigner de la reconnaissance aux donateurs

Note importante : les legs sont révocables; il est donc important de rester en contact avec les personnes qui ont manifesté l'intention de faire un legs à votre service d'archives - sinon, elles pourraient changer d'idée.

Demande officielle : action de rencontrer ou de contacter par téléphone ou par courrier un donateur potentiel pour lui demander officiellement un certain montant d'argent pour financer un projet ou un programme spécifique.

Développement par la philanthropie : croissance créative de facilitation des relations interpersonnelles avec un bassin toujours grandissant de donateurs potentiels invités et encouragés à s'investir dans la mission et la vision d'organismes à but non lucratif.

Don : don de bienfaisance fait à un service d'archives par un individu, une entreprise ou une fondation. On peut aussi utiliser les termes contribution ou donation.

Don de titre : l'Agence du revenu du Canada permet aux donateurs de donner des titres ou des actions aux organismes de bienfaisance enregistrés, sans payer d'impôts sur les gains en capital. Cette option peut être intéressante, car le don habituel ne permet que la déduction normale.

Don différé : don de bienfaisance, habituellement fait par un individu, que l'organisation bénéficiaire recevra à un certain moment dans le futur. Il peut s'agir, par exemple, d'un legs ou d'une police d'assurance-vie.

Don direct : don de bienfaisance fait à une organisation au moment où le donateur décide de le faire. Ce sont des dons qui sont versés immédiatement à l'organisation, en argent liquide, en chèques ou en titres, par cartes de crédit, sous forme de produits ou de dons en nature (équipements ou archives par exemple).

Donateur : une personne, une entreprise ou une fondation qui fait un don de bienfaisance à votre service d'archives.

Donateur potentiel : personne, entreprise ou fondation qui a, d'après vous, le potentiel de devenir un donateur pour votre service d'archives.

Fonds de dotation : un actif comportant des restrictions permanentes est celui dont le capital ne peut être utilisé, seulement les intérêts. Le fonds de dotation est contrôlé, soit en vertu des conditions imposées par le donateur, soit par le conseil d'administration ou le bureau de direction de l'organisme bénéficiaire.

Gestion tactique : ensemble des politiques, procédures et activités visant à identifier des donateurs, à établir, maintenir le contact avec eux, à bâtir de solides relations avec eux, à les inciter à continuer de faire des dons.

Hommage : cadeau, témoignage, marque de respect ou de courtoisie, servant à souligner les mérites d'une personne ou de son action, à souligner un anniversaire (de naissance ou autre), ou tout autre événement.

Liste officielle de donateurs potentiels : liste maître de donateurs actuels et potentiels d'une organisation

Philanthropie : temps, dons en argent et ressources bénévoles donnés ou reçus, souvent à l'intérieur d'une organisation, à des fins de bienfaisance ou d'amélioration de la qualité de vie.

Plan de développement des fonds : processus de planification et de mise en ouvre de programmes visant à accroître le soutien financier à une organisation.

Planification des dons : programme de rencontres avec des donateurs potentiels afin de discuter du moyen qui leur convient le mieux pour effectuer un don annuel ou spécial à une organisation. Ce moyen peut être un don immédiat sous forme d'argent, de propriété ou de titres de placement, ou bien un don différé sous forme de legs ou de police d'assurance-vie.

Programme de sollicitation directe : programme de sollicitation par téléphone, par courrier électronique ou par la poste.

Promesse de don : don de bienfaisance qui sera versé sur une période de quelques années. Lorsqu'une personne s'engage à faire un don de 300$ et souhaite verser ce don à raison de 100$ par année, ceci est considéré comme une promesse de don jusqu'à ce que le don soit entièrement versé.

Remerciements aux donateurs : façons de remercier vos donateurs, notamment en leur téléphonant pour les informer que vous avez bien reçu leur don, en leur adressant un mot de remerciement personnalisé, en leur envoyant une lettre de remerciement accompagnée d'un reçu aux fins d'impôt ou en organisant une petite réception ou un événement similaire.

Sensibilisation : ensemble des gestes posés pour motiver un donateur à faire un don à une organisation.

Statut d'organisme de bienfaisance : statut accordé par le gouvernement fédéral à certains organismes à but non lucratif, leur permettant ainsi d'émettre un reçu de bienfaisance en retour d'une contribution financière.

Suivi auprès des donateurs : moyens de tenir les donateurs informés des effets positifs de leurs dons et des utilisations qui en sont faites conformément à leurs volontés. Ceci peut prendre les formes suivantes : envoi du rapport annuel aux principaux donateurs, articles dans un bulletin d'information, lettres personnelles aux donateurs, invitation à visiter votre service d'archives pour présenter les résultats obtenus grâces aux dons et bien d'autres activités qui ne sont limités que par l'imagination.

Suivi philanthropique :  processus par lequel une organisation cherche à mériter le soutien philanthropique qu'elle reçoit. Ce suivi inclut notamment l'acceptation des dons, les remerciements, les témoignages de reconnaissance, le respect des volontés des donateurs, l'investissement prudent des dons et leur utilisation efficace et efficiente pour soutenir la mission de l'organisation.

Taille d'un service d'archives : la taille à laquelle on réfère dans cette trousse est basée sur une étude faite par Prairie Research Associates qui établit la taille d'un service d'archives selon l'ampleur de son budget annuel de fonctionnement : 10 000 $ ou moins pour un petit service, entre 10 001 $ et 200 000 $ pour un service de taille moyenne et plus de 200 000$ pour un grand service d'archives.

Témoignages de reconnaissance aux donateurs : moyens de témoigner votre reconnaissance à ceux et celles qui ont fait des dons à votre organisation. Ces témoignages peuvent prendre différentes formes : publier leurs noms dans le rapport annuel ou l'inscrire sur une plaque dans vos locaux, leur remettre une plaque, intégrer les photographies de ces plaques dans une publication, donner leur nom à une partie du rayonnage du magasin d'entreposage, apposer une plaque sur la pièce d'équipement achetée grâce à leur don, parler d'eux dans un bulletin d'information ou les inviter à participer à un club de donateurs. (Vous devez obtenir la permission du donateur avant de diffuser son nom. Ceci peut être fait en indiquant simplement dans la lettre de remerciement que vous aimeriez ajouter son nom à votre liste de donateurs et que vous utiliserez le nom apparaissant sur leur reçu de bienfaisance. Invitez le donateur à communiquer avec vous s'il souhaite que son nom ne soit pas divulgué ni listé d'aucune manière.)

Source des définitions :  Fundraising Dictionary en ligne www.afpnet.org

[1] Nomenclature fournie par Diane Haglund (produite pour un projet fait par Prairie Research Associates).