Leçon 13

Apprendre comment solliciter différents types de donateurs potentiels

Il y a trois façons de solliciter un donateur potentiel :

  • Rencontre en personne
  • Sollicitation par téléphone
  • Sollicitation par la poste ou par courriel

Plus l'approche est personnalisée, meilleurs sont les résultats. Si vous avez établi une bonne relation avec votre donateur potentiel grâce à des démarches de sensibilisation, vous saurez à quel moment cette personne est prête à faire un don.

Donateurs individuels

  • La meilleure façon de solliciter un individu est de le rencontrer en personne, et de lui demander un montant précis pour un projet particulier.
  • La personne la mieux placée pour faire « la demande » sera identifiée durant le processus de sensibilisation et vous serez en mesure d'évaluer à quel moment le donateur est prêt à recevoir une demande.
  • La sollicitation par téléphone ou par la poste peut également être efficace si elle est réalisée correctement. Consultez les Exemples de réussite pour voir comment les Archives de l'Église Unie ont procédé.
  • Dans certains cas, les membres du CA ou du bureau de direction et les bénévoles peuvent être sollicités lors d'une réunion où des cartes de promesse de don personnalisées leur sont alors remises. Par la suite, le président ou la présidente du CA ou le directeur ou la directrice assurera personnellement le suivi.

Document de travail no 11 à télécharger :  Exemple de carte de promesse de don

Entreprises ou compagnies

La meilleure façon de solliciter une entreprise est de procéder par l'intermédiaire d'une personne associée à vos archives, qui connaît des dirigeants de cette entreprise. Demandez-lui de faire « la demande » au nom de votre service d'archives. Les entreprises ont davantage tendance à répondre positivement à une « demande » lorsqu'un de leurs employés est associé à l'organisation qui sollicite.

Il est difficile d'obtenir un rendez-vous personnel si on n'a aucun contact dans l'entreprise à solliciter. En pareil cas, vous pouvez écrire au responsable des dons et faire un suivi téléphonique.

La méthode de sollicitation la plus courante auprès d'une entreprise est de demander un montant précis, pour un projet bien identifié, et d'offrir un témoignage de gratitude selon ce que vous croyez qui fera plaisir. Il arrive souvent que les entreprises fassent des dons de bienfaisance parce qu'elles veulent être perçues d'une certaine manière par leur personnel ou leurs actionnaires; toute forme de reconnaissance allant dans ce sens sera bien accueillie 

Après avoir fait une demande verbale, il se peut que l'on vous demande de soumettre une demande par écrit, détaillée ou sommaire. Veuillez consulter la section ci-dessous à propos des différents types de propositions.

Fondations  

Les fondations ont en général un processus de candidature très clair comprenant une lettre d'intention, une demande officielle ou une proposition détaillée. Rappelez-vous de donner aux fondations ce qu'elles veulent et soyez le plus bref possible dans vos présentations.

Vous trouverez gratuitement de l'information sur la façon de tisser des liens avec les fondations sur le site web du Foundation Center : foundationcenter.org/

Trois types de propositions

  1. Lettre d'intention
    • Un résumé de 2 à 3 pages
    • Met en évidence comment le projet proposé s'inscrit dans les priorités du donateur
    • Décrit clairement le besoin et présente brièvement le plan pour y répondre
    • Ne pas oublier : il s'agit d'une première démarche pour savoir s'il y a un intérêt de la part du donateur potentiel... ce n'est pas une demande de contribution
  2. Lettre de proposition
    • Surtout demandée par les entreprises
    • Texte de 3 à 4 pages comprenant : la présentation du projet ainsi que de l'organisation qui sollicite un don, et la demande elle-même.
    • Ceci est une demande de contribution, elle diffère de la lettre d'intention... ne les confondez pas
  3. Proposition détaillée
  • Lettre de présentation et résumé de la proposition
  • Texte de 5 à 25 pages, mais plus fréquemment de 7 à 10 pages, avec annexes.
  • Demandée surtout par les fondations et les organismes gouvernementaux
  • Ne dissimulez pas la demande... mentionnez-la dans la lettre de présentation ainsi que dans la proposition
  • NE PAS envoyer une telle proposition aux entreprises, à moins qu'elles ne la demandent