Leçon 12

Comment convaincre les donateurs potentiels à faire un don à votre service d’archives (ou rencontrer les décideurs)

Selon une croyance populaire dans le domaine du financement, les gens ne sont pas prêts à donner à une organisation tant que celle-ci ne les aura pas contactés au moins neuf fois.

En général, les organisations font « la demande » dès le premier contact avec un donateur potentiel. Suivent des rencontres d’information et de négociation, au besoin, jusqu’à ce que la personne accepte de faire une contribution, ou décide de ne pas donner pour l’instant.

Une meilleure pratique consiste plutôt à bâtir une relation avec un donateur potentiel en le sensibilisant au travail accompli par votre service d’archives et en lui démontrant les effets bénéfiques de sa contribution éventuelle. Après neuf contacts avec le donateur potentiel, vous saurez s’il est prêt à faire un don et quel projet en particulier l’intéresse. La croyance populaire a du vrai, le donateur fera une contribution plus importante s’il a été contacté neuf fois, mais avant la demande, plutôt qu’après.

Les activités de sensibilisation visent à tisser des liens entre un donateur potentiel et votre service d’archives. Le processus de sensibilisation consiste à prévoir les étapes servant à informer et à impliquer vos donateurs potentiels afin qu’ils contribuent à une activité, un programme ou un projet auquel ils tiennent particulièrement.

Faites le meilleur usage possible de votre temps :

  • concentrez vos interventions sur les personnes les plus susceptibles de faire un don majeur;
  • montrez que vous appréciez ces personnes, témoignez-leur de la considération;
  • c’est à long terme que vous optimiserez le montant des dons par donateur.

Truc :  Une activité en soi n’est pas de la sensibilisation. Ne faites pas l’erreur de confondre le processus de sensibilisation avec un simple événement social. Profitez des activités de sensibilisation pour tisser des liens plus étroits avec vos donateurs et veillez à ce que :

  • les activités servent à faire évoluer votre donateur potentiel pour qu’il devienne un donateur réel;
  • l’activité constitue un engagement significatif de la part d’un donateur ou l’occasion d’une interaction avec un donateur;
  • l’activité sensibilise le donateur potentiel à propos des archives ou lui fournit l’occasion de songer à un don;
  • le responsable du financement apprend quelque chose à propos du donateur potentiel et de la possibilité d’obtenir un don.

Le processus de sensibilisation des donateurs est une approche globale et non une série d’événements isolés. Il faut une stratégie systématique pour établir et approfondir nos relations avec eux.

Document de travail no 7 à télécharger : Combien un individu peut-il donner?

Fréquence des contacts

  • 60 à 80% du temps à la sensibilisation des donateurs majeurs
  • 10 prospects
  • Premier donateur potentiel – 1 démarche par mois
  • Les 2 suivants – 1 démarche toutes les 6 à 8 semaines
  • Les 3 suivants – démarches de sensibilisation 4 à 5 fois par année
  • Les 4 derniers – trois contacts par année

Nous vous proposons deux formulaires pour vous aider à mettre en place un système très simple.

  1. Exemples et suggestions pour vos neuf démarches de sensibilisation auprès d’un donateur potentiel
  2. Exemple de plan de sensibilisation pour un donateur majeur

N’hésitez pas à adapter ces documents à vos propres activités.

Les deux formulaires sont présentés ci-dessous et peuvent aussi être téléchargés en format Word.

Activité Rencontre face à
face
Rencontre en
groupe
jan fév mar avr mai jun jul aoû sep oct nov déc
Remerciements au téléphone                        
Publications Nouvelles des donateurs Nouvelles publications Nouveaux documents de formation
Avec une note personnalisée
                         
Journaux                            
Livres                            
Envoi de coupures de presse sur le service d’archives                          
Envoi du rapport annuel                          
Informations au cours de l’assemblée générale                          
Remise de prix à une rencontre de bénévoles                            
Table à l’assemblée générale                            
Visite de 24 heures                            
Visite d’une demi-journée                            
Remise de diplômes                            
Visite guidée et une rencontre avec le directeur ou la directrice                            
Démonstration d’un nouvel équipement                            

Document de travail no 8 à télécharger :  Exemples et suggestions de démarches de sensibilisation

Exemple de Plan de sensibilisation pour les donateurs potentiels
Entreprise – Fondation – Individu
Association – Club – Organisation
Nom : Mme Meilleure donatrice potentielle.
Coordonnées :
15, rue Bonne Entente, Votre Ville, Canada
Contacts personnels :  
Membre du CA président du CA est un ami, membre du même Club, un membre du CA est un ami de la donatrice et de son conjoint
Rotary le président du CA est un ami, membre du même Club Rotary
Membre du personnel :

la soeur de l'archiviste est une camarade de classe, sa fille a fait des recherches dans nos archives

 
  1. La femme d’affaires la plus influente en ville est une amie
  2. Le comptable de votre service d’archives est aussi son comptable
  3. Son avocat siège sur notre conseil d’administration
  4. Suite à compléter

Activités planifiées avec nous
Responsabilité
Échéance
Assemblée générale : Un membre du CA invite la personne par téléphone pour dîner avec le CA avant l’assemblée générale
Membre du CA ou archiviste
Six semaines avant l’AG
Note personnelle pour confirmer le rendez-vous et indiquer où stationner
Membre du CA ou archiviste Deux semaines avant l’AG
Accueil à l’entrée de l’édifice
Membre du CA ou archiviste 30 minutes avant le début
Présentation aux autres participants à la rencontre Membre du CA ou archiviste Entre l’arrivée et les formalités
Café et conversation informelle avec la personne. Informez-vous de ses intérêts et expériences, et de ce qu’elle apprécie dans les archives
Membre du CA, membre du personnel ou bénévole  Après les formalités et jusqu’au départ du donateur, qui est raccompagné à la porte ou dans le stationnement
Appel téléphonique pour connaître ses impressions sur la rencontre
Membre du CA ou archiviste Dans les trois jours qui suivent
Invitation à découvrir des archives intéressantes dans le magasin d’entreposage
Archiviste 3 semaines plus tard
Envoi postal de votre bulletin d’information, accompagné d’une note personnelle manuscrite
Archiviste Le mois suivant
Invitation à une causerie ou une conférence, à laquelle une personne contact du service d’archives assiste aussi Membre du CA, archiviste, membre du personnel ou bénévole 30 à 45 jours plus tard
Appel téléphonique afin de solliciter une rencontre pour demander son avis sur un sujet en particulier Membre du CA 20 à 30 jours plus tard
Invitation à un atelier sur les techniques de préservation Archiviste 30 jours plus tard ou dans un délai qui vous semble approprié
Invitation à un groupe de personnalités et de donateurs potentiels à une session d’une heure concernant l’avenir de votre service d’archives. Démonstration de la créativité, de la vision et de l’ouverture d’esprit du service d’archives. Conseil d’administration Mois suivant
Demander à la personne de vous aider à identifier et à évaluer des donateurs potentiels Membre du CA Archiviste Mois suivant
Demander à la personne de critiquer votre Argumentaire
Archiviste Peu de temps après
Demande de don faite par la bonne personne contact, de la bonne manière, au bon niveau de contribution et pour le bon projet. La bonne personne contact Au moment approprié
Remerciements à la personne pour sa contribution par téléphone, avec un mot de remerciement manuscrit et une lettre personnalisée accompagnant le reçu de bienfaisance
CA/ Membre du personnel
CA et membre du personnel
Membre du personnel
Dans un délai de 2 jours

Dans un délai de 5 jours

Dans un délai de 7 jours
Poursuite de l’implication du donateurs et leur démonstration des effets positifs de leur don.    

Truc : Gardez une attitude positive lorsqu’un donateur potentiel vous informe qu’il ne veut pas faire un don immédiatement; cela peut signifier qu’il donnera plus tard, ou pour une autre raison. Ce n’est pas parce qu’une personne n’est pas prête à faire un don à vos archives à un certain moment, qu’elle ne le fera pas la prochaine fois que vous la solliciterez. Servez-vous des raisons invoquées pour raffiner votre argumentaire.

Document de travail no 9 à télécharger : Plan de sensibilisation pour les donateurs potentiels

Document de travail no 10 à télécharger :  Grille de suggestions pour la sensibilisation