Leçon 11

Identifier les donateurs potentiels et les jumeler avec vos besoins

Étape 1. Déterminez ce dont vous avez besoin pour réaliser la mission de votre service d'archives

  1. De quel montant global avez-vous besoin et à quoi servira-t-il?
  2. Combien avez-vous besoin de recueillir du secteur privé?
  3. Qui, d'après vous, pourrait s'intéresser à vos projets?
  4. Quel niveau de contribution espérez-vous obtenir de vos donateurs potentiels?

Étape 2. Identifiez vos donateurs potentiels

Lorsque vous cherchez à identifier vos donateurs potentiels, pensez d'abord à ceux qui s'intéressent tout naturellement à vos archives. Les personnes les plus proches de vos archives sont probablement :

  • les membres de votre conseil d'administration
  • vos bénévoles
  • les chercheurs actuels et anciens
  • les personnes qui ont fait don de documents à vos archives
  • les spécialistes en histoire
  • les écrivains
  • un homme ou une femme d'affaires de votre localité qui s'intérese à l'histoire et aux archives
  • une entreprise locale qui souhaiterait éventuellement vous confier ses archives
  • une fondation communautaire qui reconnaît l'importance de vos archives
  • une fondation privée dont les dirigeants sont passionnés d'histoire
  • une personne de votre localité qui a une réputation de philanthrope
  • des donateurs qui soutiennent le musée local
  • un homme ou une femme d'affaires de votre localité qui s'intéresse à l'histoire et aux archives
  • des donateurs qui soutiennent des organismes locaux apparentés à votre service d'archives

Truc :  Vous pouvez découvrir des noms de donateurs potentiels en consultant des rapports annuels publiés sur Internet, des listes de donateurs affichées sur le site de diverses organisations. C'est de l'information publique, n'hésitez pas à vous en servir.

Étape 3. Établissez votre liste de donateurs potentiels

En listant vos donateurs potentiels, il est très important de ne pas en exclure, simplement parce que vous avez l'impression qu' ils n'ont pas d'argent à donner. Faire un don de bienfaisance est une décision personnelle qui appartient aux individus; ce n'est pas à vous de prendre cette décision en les excluant de votre liste. Rappelez-vous que vous allez offrir à ces personnes une magnifique occasion de soutenir une cause à laquelle ils croient profondément, alors laissez-leur la possibilité de se forger leur propre opinion sur la question.

Premièrement : Pensez à toutes les personnes qui correspondent aux catégories énumérées à l'étape 2 et inscrivez leur nom sur une liste de donateurs potentiels.

Donateurs actuels et potentielsNom d'individu ou d'entreprise Don potentiel maximal Intérêt pour vos archives Votre relation avec le donateur potentiel Intéressé à visiter vos archives?
         
         
         
         

Document de travail no 4 à télécharger :  Liste de donateurs potentiels

Deuxièmement : Demandez aux membres de votre conseil d'administration et à vos bénévoles d'examiner cette liste de donateurs potentiels et de classer chaque personne sur la liste, selon une échelle de classement. Vous trouverez ci-dessous un exemple de cette échelle que vous pouvez télécharger et ajuster à vos besoins.

N'oubliez pas de demander à tous de compléter cette liste en y ajoutant d'autres noms, auxquels ils peuvent penser, et qu'ils devront aussi évaluer.

Cet exercice peut être fait en groupe ou individuellement. Assurez-vous que les gens inscrivent leur propre nom sur la liste

EXEMPLE D'ÉCHELLE DE CLASSEMENT POUR LES DONATEURS POTENTIELS BASÉ SUR LE DON POTENTIEL MAXIMAL  

Cette échelle de valeurs est basée sur une estimation des moyens financiers de votre donateur potentiel, au meilleur de votre connaissance.

Attribuez le chiffre 1 à 8, selon votre estimation. Laissez un blanc si vous n'avez aucune information.

  1. Promesse de don de 30 000 $ et plus, sur 3 ans (10 000 $ par année)
  2. Promesse de don de 10 000 $ et plus, sur 3 ans (3 333 $ par année)
  3. Promesse de don de 7 500 $ et plus, sur 3 ans (2 500 $ par année)
  4. Promesse de don de 3 000 $ et plus, sur 3 ans (1 000 $ par année)
  5. Promesse de don de 1 500 $ et plus, sur 3 ans (500 $ par année)
  6. Promesse de don de 1 000 $ et plus, sur 3 ans (333 $ par année)
  7. Promesse de don de 600 $ et plus, sur 3 ans (200 $ par année)
  8. Promesse de don de moins de 500 $ pour une année

INTÉRÊT POUR VOTRE ORGANISATION ET POUR LA PHILANTHROPIE

Attribuez une cote de A à E, au meilleur de votre connaissance. Laissez un espace blanc si vous n'avez aucune connaissance du donateur potentiel.

  1. Intérêt marqué pour vos archives
  2. Intérêt modéré (donne probablement déjà ou assiste à vos activités)
  3. Faible intérêt, mais présente un potentiel de sensibilisation (n'a jamais fait de don antérieur, ne participe pas aux activités des archives, mais s'intéresse à vos objectifs)
  4. Peu d'intérêt manifesté pour les objectifs de nos archives, mais a déjà fait preuve d'esprit civique
  5. Aucun intérêt ni préoccupation pour la communauté

VOTRE RELATION AVEC LE DONATEUR POTENTIEL

Attribuez un chiffre, de 1 à 5, pour indiquer l'énoncé qui correspond le mieux à votre relation

  1. Très bon ami, parent, ou proche associé en affaires
  2. Simple connaissance amicale ou professionnelle (par exemple chercheur ou utilisateur d'archives)
  3. Rencontré une ou deux fois
  4. Jamais rencontré
  5. Relation difficile

Document de travail no 5 à télécharger :  Échelle de classement des donateurs potentiels

Troisièmement : Révisez la liste pour voir qui connaît qui; classez ensuite les noms de vos donateurs potentiels selon l'importance de la relation que vos évaluateurs ont avec ces personnes.

Étape 4. Raffinez votre liste de donateurs potentiels

Documentez-vous à propos de vos meilleurs donateurs potentiels afin de connaître leurs intérêts et le genre de cause qu'ils soutiennent d'habitude. Utilisez cette information pour raffiner votre classement.

Établissez un Profil pour les cinq donateurs ayant le meilleur potentiel. Vous saurez ainsi si vous avez en main toute l'information dont vous avez besoin pour entreprendre vos démarches, ou si vous devez approfondir vos recherches. Il vous faudra obtenir le même genre d'information pour les fondations, les entreprises et les individus.

Document de travail no 6 à télécharger :   Exemple de Profil de donateur potentiel