Canadian Council of Archives

Membres
Mandat du Comité
Plan de communication du Comité

Membres

Mme Iona McCraith
Présidente
Preservation Consultant
Archives Association of Ontario
22, prom. Slalom
Bethany (ON) L0A 1A0
Téléphone: (705) 277-1309
Télécopieur: (705) 277-2091
E-mail: preservation@aao-archivists.ca

Mme Margaret Bignell
Conservator
Queen’s University Archives
Kathleen Ryan Hall
Kingston ON K7L 3N6
Téléphone: (613) 533-2378
Télécopieur: (613) 533-6403
Courriel: mrb@queensu.ca

M. Gilles Lesage
Directeur général
Société historique de Saint-Boniface
340, boul. Provencher
Saint-Boniface (MB) R2H0G7
Téléphone: (204) 233-4888
Télécopieur: (204) 231-2562
Courriel: Glesage@shsb.mb.ca

Mme Martine Ménard
Archiviste, M.A.P.
Ville de Québec
Service de police
Division des affaires administratives et stratégiques
1130, route de l'Église, bureau 123
Édifice Andrée-P.-Boucher,
Arrondissement de Sainte-Foy-Sillery
Québec (Québec) G1V 4X6
Téléphone: (418) 641-6411, poste 5693
Télécopieur: (418) 641-6494
Courriel: martine.menard@ville.quebec.qc.ca

Mme Claire Trainor
Archives and Preservation Advisor
Archives Council of Prince Edward Island
P.O. Box 1000
Charlottetown, PE C1A 7M4
Téléphone: (902) 368-5473
courriel: cmtrainor@gov.pe.ca

À déterminer
(Représentant de BAC)
Bibliothèque et Archives Canada

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MANDAT ET ATTRIBUTIONS
Relevant du Comité de direction, le Comité de préservation assure la promotion, la coordination et la mise en oeuvre d’une approche de gestion globale de la préservation auprès de la communauté archivistique, comme suit:

1. Examen de toutes les demandes, acheminement d’observations et de recommandations au Comité de direction et formulation de conseils à l’intention des demandeurs sur des sujets nécessitant des connaissances spécialisées.

2. Étude de la situation et coordination des démarches avec des partenaires pour obtenir le financement de futures activités de préservation.

3. Appui à l’élaboration de programmes de formation pertinents en matière de gestion de
la préservation et de perfectionnement par des ateliers spécifiques.

4. Avec la collaboration d’autres partenaires, voir l’élaboration, l’examen, la mise à jour et recommandation de stratégies et de plans de préservation aux fins de mise en oeuvre à l’échelle nationale.

5. Coordination et soutien de recherches en matière de préservation.

6. Promotion et soutien de l’élaboration et de la diffusion de directives et de normes en matière de gestion de la préservation.

7. Communication à la communauté archivistique des résultats des études, des activités du Comité de même que des approches stratégiques de gestion de la préservation.

8. Coordination de la promotion et de l’élaboration d’une approche de gestion de la préservation au moyen de contacts avec les conseils provinciaux et territoriaux.

9. Promotion et défense des intérêts de la communauté archivistique pour l’ensemble des questions et des activités inhérentes à la préservation des documents d’archives canadiens.

10.Développer et maintenir des liens avec des organismes internationaux voués aux questions de préservation.

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PLAN DE COMMUNICATION

Introduction et contexte
Les archivistes et conservateurs d’archives canadiens réclament de plus en plus une concertation des efforts en matière de communication. Ceci leur permettrait, non seulement de mieux échanger des informations et de prendre connaissance des plus récents développements de manière plus efficace, mais aussi de renforcer leur sentiment d’appartenance à une même communauté et leur adhésion à un objectif commun. Pour le Comité de préservation du Conseil canadien des archives, la communication sert à promouvoir la mise en œuvre d’une approche en gestion de la préservation de tous les fonds et collections d’archives, en faisant mieux comprendre les principes qui la fondent et ses modalités d’application ; la communication sert également à stimuler l’échange d’informations et à favoriser la coopération entre les archivistes, les conservateurs et les autres professionnels œuvrant dans les domaines du patrimoine et de la technologie.

Ce plan s’appuie sur les prémisses suivantes: tout d’abord, la communication n’est pas une fin en soi, mais plutôt un outil qui servira à améliorer la préservation des archives et à soutenir les orientations stratégiques du Comité de préservation. Ensuite, le plan vise à mettre en place un processus de communication bilatéral ; il souligne l’importance d’établir des mécanismes de rétroaction, ainsi que des réseaux de communication. Enfin, la finalité et l’efficacité ultimes de ce plan devront être évaluées en termes d’amélioration de la préservation des fonds et collections d’archives. Ces importantes retombées positives dépassent évidemment la sphère d’influence immédiate du Comité de préservation ; celui-ci s’efforcera donc d’établir des indicateurs qui sauront adéquatement refléter son rôle d’animateur et de collaborateur dans la réalisation de ce grand projet collectif qu’est la préservation des archives au Canada.

Le Plan de communication fournit un cadre structuré, afin que les questions relatives à la communication reçoivent toute l’attention qu’elles méritent. Il décrit aussi de quelle manière le Comité de préservation entend répondre à ces questions, dans les limites actuelles de son mandat et de ses ressources. Le Plan recommande l’attribution de rôles précis au CCA et au Comité de préservation et le maintien de l’indispensable partenariat avec les conseils et réseaux provinciaux et territoriaux. Il recommande également de confier aux conservateurs d’archives un rôle significatif et reconnaît l’importance d’établir des contacts et des liens de communication sur le plan international, avec des professions et des institutions apparentées.

Lors d’une réunion tenue en 1993, les représentants provinciaux et territoriaux ont défini des orientations stratégiques en matière de préservation. Ces orientations ont servi de base à l’élaboration de la Stratégie de préservation des archives canadiennes, qui a guidé les activités de préservation à travers le pays de 1994 à 1999. En 1994, un plan de communication a été élaboré pour le Comité de préservation, afin de soutenir la mise en œuvre de ces activités du point de vue du Comité. Le momentum s’est maintenu grâce à la tenue, en 1999, du Colloque sur l’orientation future de la gestion de la préservation. À cette occasion, le Comité de préservation a, une fois de plus, réuni des représentants de chaque province et territoire pour discuter de son propre rôle et de l’avancement des activités de préservation dans chacune des régions. Le rapport du Forum, daté du 19 mars 1999, a fourni le canevas des futures actions en matière de préservation, et servira de guide pour le plan de travail du Comité. La présente version actualisée du Plan de communication fournira les directives nécessaires à la mise en œuvre de ce plan de travail.

Il convient de rappeler que, tout au long du processus de planification, une attention particulière a été accordée à la nécessité d’établir des communications efficaces et coordonnées en provenance du CCA, ainsi qu’entre le CCA et les conseils et associations provinciales et territoriales.

Rôles et responsabilités
Élaboré dans un esprit de coopération, de support mutuel et d’échange, ce plan de communication s’appuie sur l’indispensable relation de partenariat entre les principaux participants : le CCA, le Comité de préservation et les conseils et réseaux provinciaux et territoriaux.

Le CCA, chapeautant le Comité de préservation, s’assure d’inclure des informations relatives à la préservation dans ses outils généraux de communication ; le CCA veille également à la cohérence de ces messages de préservation dans ses publications et documents d’ordre général; enfin, il voit à ce que le thème de la préservation soit traité de façon substantielle dans ses autres publications portant sur divers sujets archivistiques.
Il est bien clair, toutefois, que l’initiative et la responsabilité première en matière de communication appartiennent au Comité de préservation. Celui-ci doit maintenir la communication avec le Conseil d’administration du CCA, avec les autres organisations nationales et internationales s’occupant de préservation, et avec les conseils et réseaux provinciaux et territoriaux.

Le rôle du Comité en matière de communication consiste à : produire des outils de communication qui répondent aux besoins de la communauté archivistique ; réaliser ou rassembler du matériel qui pourra ensuite être adapté et distribué par les conseils et réseaux provinciaux et territoriaux ; distribuer -- ou échanger -- du matériel concernant la préservation des archives aux conseils et réseaux provinciaux et territoriaux, aux conservateurs d’archives et aux organisations et institutions œuvrant dans les domaines apparentés; soutenir les efforts de coopération et les échanges en mettant en place des réseaux. Il convient toutefois de rappeler que l’objectif premier du Comité de préservation est la réalisation de son mandat. En effet, bien que toutes les activités du Comité supposent un certain degré de communication, ce sont les activités elles-mêmes que le Comité privilégie dans la réalisation de son mandat.

Pour leur part, les conseils et réseaux provinciaux et territoriaux assument la responsabilité d’exprimer, de façon articulée, les besoins et les préoccupations de leurs membres, ainsi que celle de publiciser et de réaliser les projets. Ils précisent aussi leurs propres besoins, participent à l’élaboration des plans et initiatives d’envergure nationale, adaptent et diffusent le matériel produit par le Comité de préservation ; ils document également la mise en œuvre des activités et les nouveaux développements en préservation dans leur région.

Contenu - “ le quoi ”
Durant toute sa planification, le Comité de préservation a toujours considéré comme cruciale la question de la prise en charge de la gestion de la préservation dans les archives. Une fois établis le concept de gestion de la préservation et l’approche “ évaluation-planification-action ”, les messages de communication ont porté davantage sur des informations techniques et des résultats spécifiques, tout en maintenant la gestion de la préservation comme toile de fond. Chaque élément de communication doit donc être cohérent avec les principes de la gestion de la préservation. Les messages sont répartis en quatre catégories : les activités et programmes du Comité de préservation; les mises à jour et les résultats d’activités et de projets spécifiques; les manuels de base et les documents d’information sur la préservation; les mises à jour et les nouvelles traitant de questions relatives à la préservation.

1) Comité de préservation : activités et programmes d’aide financière - information générale
Cet ensemble de thèmes concerne directement le Comité de préservation, ses pouvoirs et son mandat ; il comprend les activités du Comité, ainsi que ses déclarations et normes officielles dans les domaines relevant de sa compétence. Les documents administratifs généraux (énoncés de mandat, descriptions de programmes, documents de planification, formulaires servant aux demandes d’aide financière) devront faire l’objet d’efforts supplémentaires afin de les convertir en produits de communication plus accessibles. Ce type de document paraît une seule fois, ou bien de façon périodique ou annuelle, lors de l’annonce des échéances pour la présentation des demandes d’aide financière.

informations sur le Comité de préservation (programmes et activités en général) - mandat et objectifs ; membres ; fonctionnement ; relations avec le CCA ; relations avec ses partenaires provinciaux et territoriaux
programmes d’aide financière administrés par le Comité de préservation (Programme coopératif du Plan de conservation des documents d’archives canadiens (PCDAC), projets de recherche, etc.) - objectifs ; critères d’éligibilité et directives à l’intention des demandeurs ; exemples de subventions accordées et formulaires de demande ; procédures.

2) Comité de préservation : rapports, interventions publiques, analyses et mises à jour
Ces documents sont produits de façon intermittente, contrairement aux documents de référence généraux dont la parution est plus régulière. Ils fournissent des renseignements précis sur les activités, les programmes et les plans sous la responsabilité du Comité de préservation, ainsi que sur les motifs qui les fondent. Cette catégorie de document vise à favoriser la participation de la communauté archivistique en lui expliquant les raisons qui justifient les activités du Comité de préservation et en lui fournissant une analyse des résultats obtenus. Elle comporte aussi une dimension de sensibilisation du grand public, lorsqu’il arrive au Comité d’agir comme porte-parole de la communauté archivistique sur certaines questions.

informations ou rapports d’étape sur la mise en œuvre de la stratégie de préservation aux niveaux provincial, territorial ou national
mises à jour de la stratégie de préservation - processus de planification, contenu/décisions/orientations/objectif et conséquences
analyses ou nouvelles concernant les programmes d’aide financière du Comité de préservation fournissant une analyse sommaire des projets réalisés ainsi qu’une liste des subventions accordées dans le cadre du programme CPDAC
présentation des résultats des projets de recherche et information sur l’avancement des travaux
autres programmes et activités du Comité de préservation
sensibilisation du public et critique des questions concernant directement la préservation des archives

3) Manuels et informations de base concernant la préservation
Cet ensemble de documents continuera à satisfaire les besoins en information de base dans le domaine de l’archivistique. Le Manuel de conservation des documents d’archives, appelé aussi “ livre rouge ” en est le meilleur exemple. Ces productions résultent de projets d’envergure et ne paraissent qu’une seule fois. D’autres organisations peuvent, bien sûr, produire des documents traitant de sujets similaires ; il importe toutefois d’identifier ici ce type de document pour rappeler que nous avons besoin de matériel adapté spécifiquement à l’expérience archivistique canadienne, et que le Comité de préservation se doit de participer à des projets concernant les archives en général. De tels projets pourraient être entrepris en partenariat, le cas échéant. Si la participation du Comité dans la production de ce genre de matériel s’inscrit dans son mandat régulier, dans le contexte de ce Plan, on en fait davantage ressortir le rôle stratégique comme outil de communication. Une attention particulière devra être accordée à la production de contenus et de présentations qui soient pertinents et facilement utilisables, ainsi qu’à l’identification adéquate des utilisateurs.

Guide d’évaluation de la préservation des documents audio-visuels dans les dépôts d’archives
Révision du Manuel de conservation des documents d’archives
Guide pour la sauvegarde des documents optiques et magnétiques lors de désastres
Directives concernant les conditions d’humidité et de température dans les dépôts d’archives

4) Mises à jour et nouvelles traitant de questions relatives à la préservation
Les documents dont il est question ici répondent au besoin de se tenir au courant des plus récents développements en matière de gestion de la préservation, par exemple dans les domaines scientifiques et technologiques et dans les autres professions reliées au patrimoine; ils renseignent également sur diverses questions nationales ou internationales concernant les archives et la conservation. Toutes ces informations demandent une certaine interprétation, ou une analyse et des explications, quant à leur applicabilité à la préservation des archives.

nouvelles, mises à jour et compilations annotées - sur des activités de préservation pertinentes au Canada et à l’étranger; qui fait quoi; où trouver l’information
activités de formation et comptes rendus de participants
information technique, scientifique et normative - interprétée ou adaptée en vue de son application à la gestion de la préservation dans les archives

Publics cibles - “ le qui ”
Cette section identifie les publics à rejoindre. Elle fournit non seulement une liste de groupes cibles qui facilitera le choix d’un langage et l’interprétation du matériel de communication, mais elle joue aussi un rôle stratégique dans le contexte particulier de ce plan, en s’intéressant directement à la question de l’isolement des individus et des relations entre les professions. Le Comité de préservation tiendra à jour des listes de distribution basées sur ces publics cibles, et pourra aussi établir des listes sur mesure pour chacun de ses produits de communication.

La communauté archivistique

rapports au CCA concernant toutes les questions relatives à la préservation, afin qu’elles soient prises en considération
échanges avec les conseils et réseaux provinciaux et territoriaux : présidents et directeurs exécutifs, comités de conservation ou de préservation, conseillers en archivistique et en conservation
diffusion générale aux gestionnaires et aux praticiens professionnels

Les formateurs en archivistique

comités de formation de l’AAQ et de l’ACA?
comités de formation des conseils provinciaux et territoriaux
professeurs d’archivistique et directeurs de programmes

La communauté du secteur de la conservation

conservateurs d’archives
organisations professionnelles au Canada
professeurs en conservation et directeurs de programmes

Les collègues de l’étranger

effort concerté pour encourager les échanges d’informations et établir des communications au niveau international entre les archivistes, les conservateurs, les institutions et les organisations

Les professions et les institutions dans le domaine du patrimoine au Canada et à l’étranger

musées
bibliothèques
sociétés vouées au patrimoine
organismes de recherche en histoire

Organismes subventionnaires (de concert avec les communications générales du CCA)

gouvernement/ secteur public
administrateurs, dirigeants des institutions d’archives
commanditaires potentiels du secteur privé et des organismes sans but lucratif

Produits et véhicules de communication - “ le comment ”
Cette section présente une liste de mécanismes de communication, comprenant à la fois les mécanismes actuels que l’on continuera d’utiliser et de nouveaux qu’il faudra développer. Elle suggère également des situations qui devraient être considérées comme des occasions de communication, telle la publication de rapports réguliers et de documents de planification. Il ne s’agit pas d’une liste de priorités, mais plutôt d’une liste de base pouvant être utilisée, au besoin, en jumelant le sujet et l’auditoire ciblé.

L’ensemble des documents de base du Comité de préservation

la plus récente version de la brochure d’information du Comité
la liste des membres actuels du Comité et les coordonnées du secrétariat
la liste annuelle des programmes d’aide, accompagnée de courtes descriptions et des échéances
la description des projets de recherche en cours
le résumé de la Stratégie de préservation
le bulletin “ La gestion de la préservation dans les services d’archives ”
les instructions pour commander les publications du CCA
autres documents occasionnels

Documents servant aux demandes d’aide financière dans le cadre du PCDAC

Divers rapports

les rapports réguliers au Conseil d’administration du CCA
le Bulletin du CCA
le rapport annuel

Les documents officiels du Comité pour diffusion externe

La Stratégie nationale de préservation

Documents visant à sensibiliser certains publics (analyses et rapports spéciaux)

destinés à des groupes cibles particuliers, par exemple des politiciens ou des dirigeants d’institutions, ou produits occasionnellement, par exemple lors de l’analyse préliminaire de programmes à frais partagés ; répartition des ressources, résultats obtenus, besoins et carences, etc.

Les bulletins d’information du Comité de préservation

rédigés sous la forme de longs communiqués de presse
activités, programmes, services, rapports sommaires, nouvelles

Articles (techniques et non techniques)

contributions à des publications et à des journaux
présentations ou participations à des conférences, séminaires, rencontres, etc.
relations personnelles de membres du Comité de préservation, basées sur leur expertise, leurs contacts professionnels et leurs intérêts

Réseaux en ligne

ARCAN-L
CoOL - Conservation On-Line

Site Web du CCA

Plan d’action
Pour mettre en œuvre son Plan de communication, le Comité de préservation devra s’appuyer sur les ressources dont il dispose actuellement, incluant le personnel et le budget de fonctionnement de son secrétariat : l’expertise, les contacts et le temps investi par les membres du Comité de préservation, à titre bénévole, le soutien du CCA, ainsi que l’ensemble des moyens de communication déjà en place dans les milieux reliés de près ou de loin à la préservation du patrimoine. En plus des outils de communication identifiés dans le plan d’action ci-dessous, le Comité s’efforcera, dans toutes ses activités, de prendre en compte la dimension communication.

susciter des occasions de communication favorisant les échanges durant les périodes de planification stratégique
communiquer efficacement les rapports, les formulaires de demande d’aide financière et les documents de diffusion externe
inclure une obligation de communication dans les contrats de produits livrables, tels les projets de recherche.

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