Canadian Council of Archives

Nous sommes bien conscients qu'il peut être intimidant de rencontrer des politiciens, mais rappelez-vous: vous êtes un résident de leur circonscription, et il est de leur responsabilité de vous représenter. Cette visite est une occasion exceptionnelle pour tous. Gardez à l'esprit le potentiel que vous représentez pour ces politiciens. Présentez-vous comme une personne-ressource, la mieux placée pour faire connaître au politicien la communauté archivistique canadienne, du point de vue local.

Nous vous proposons les quelques conseils suivants pour votre visite. N'hésitez pas à communiquer avec nous pour toute information supplémentaire. Il nous fera plaisir de vous offrir conseil et soutien.

Protocole
Lorsque vous vous adressez à un dignitaire aux niveaux fédéral, provincial ou territorial - un premier ministre, un ministre ou un député, par exemple - la formule de salutation varie selon le titre de la personne. Ces différentes formules sont expliquées en détail dans le site du ministère du Patrimoine canadien. En résumé, lorsqu'on s'adresse verbalement à :

un ministre du cabinet fédéral, on commence par « Monsieur le Ministre » ou « Madame la Ministre » et on poursuit avec « Monsieur » ou « Madame »
un membre de la Chambre des communes, on commence par « Monsieur le Député » ou « Madame la Députée » et on poursuit avec « Monsieur » ou « Madame »
un ministre provincial ou territorial, on commence par « Monsieur le Ministre » ou « Madame la Ministre » et on poursuit avec « Monsieur » ou « Madame »
un membre d'une assemblée législative provinciale ou territoriale, on commence par «Monsieur le Député » ou « Madame la Députée » et on poursuit avec « Monsieur » ou «Madame »

Contenus
Voici quelques éléments à considérer au cours de la visite de votre centre d'archives.

Remerciements. Vous devriez commencer la visite en remerciant le politicien d'avoir pris le temps de venir vous rencontrer.
Présentations. Présentez-vous, ainsi que les autres personnes participant à la visite, en donnant leur nom et leur fonction. Si certaines personnes de votre groupe sont membres du parti du politicien en visite, mentionnez-le, cela ne peut pas nuire.
Objectifs. Expliquez les objectifs de la visite:
- familiariser le politicien avec la mine de documents historiques conservés dans votre centre d'archives à propos de votre communauté;
- favoriser une solide relation entre le politicien, votre centre d'archives et le CCA;
- promouvoir une meilleure compréhension et une plus juste appréciation de la communauté archivistique.
Visite et conversation. Faites visiter les lieux au politicien. Identifiez à l'avance quelques documents susceptibles de l'intéresser, expliquez les méthodes de conservation et faites-lui part des défis auxquels vous êtes confrontés. Êtes-vous un bénévole? Des subventions ont-elles rendu service à votre communauté? De quelle manière votre centre d'archives peut-il aider le politicien? Quels sont les bénéfices que retire la communauté de votre centre d'archives? Vous trouverez d'autres sujets importants à présenter en consultant le document Sensibilisation: messages clés.
Photographie. Une image vaut mille mots, en particulier dans une démarche de sensibilisation. Assurez-vous de vous faire photographier avec le politicien à l'intérieur ou devant votre centre d'archives. Il est préférable d'utiliser une caméra numérique, ce qui facilite la diffusion des photos. Veillez à ce que les photos soient prises avec un degré de résolution suffisant pour permettre une bonne qualité d'impression. Si vous optez pour une caméra analogique, assurez-vous de faire imprimer trois exemplaires de chaque photographie - une pour vous-même, une pour le CCA et une pour annexer à la lettre de remerciement au politicien.
Remerciements. Encore. Concluez la rencontre en remerciant une fois de plus le politicien pour le temps qu'il vous a consacré et remettez-lui votre carte d'affaires, ainsi qu'une brochure de votre centre d'archives, et des fiches documentaires sur le CCA. Dites-lui que vous souhaitez demeurer en contact.