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Étape 1: Trouvez comment rejoindre vos députés fédéral et provincial

Le Canada est divisé en 308 circonscriptions électorales au niveau fédéral et plus de 700 au niveau provincial. Dans chaque circonscription, les citoyens élisent une personne pour les représenter au parlement. Au fédéral, nous élisons des députés à la Chambre des communes et, au provincial, nous élisons des députés à l'Assemblée législative (Assemblée nationale au Québec). Par ce programme de sensibilisation, nous voulons mettre les centres d'archives en contact avec le plus grand nombre possible d'élus.

La première étape consiste à identifier les politiciens représentant la circonscription où est situé votre centre d'archives. Si vous avez de la difficulté à trouver vos députés en consultant les liens ci-dessous, n'hésitez pas à nous téléphoner - il nous fera plaisir de vous aider.

Trouvez votre député fédéral
Trouvez votre député provincial

Étape 2: Soyez bien préparé

En préparation à la visite, revoyez la législation concernant le patrimoine et les archives, ainsi que la biographie de votre député. Quelles sont les causes qu'il ou elle a soutenues par le passé? Vous n'avez pas besoin d'être un expert, mais préparez-vous en fonction de diverses questions - celles que vous aimeriez poser et celles qui pourraient vous être posées.

Étape 3: Sollicitez une rencontre

D'abord les présentations. Il est très important de toujours vous présenter comme une personne-ressource. Nous vous proposons un exemple de lettre d'invitation. Cette lettre :
. aidera vos députés à connaître vos archives et le CCA
. les invitera à visiter votre centre d'archives
Vous n'avez qu'à remplir les espaces appropriés, et la lettre est prête à envoyer.

La plupart des politiciens ont un adjoint responsable de leur agenda qui examinera votre demande. Faites suivre votre lettre d'un appel téléphonique à cette personne si vous n'avez pas reçu de réponse après quelques semaines.

Étape 4: Fournissez des informations détaillées

Si votre invitation a été acceptée, confirmez le moment et le lieu de la visite, et fournissez ensuite les nom, titre, adresse et courte biographie des personnes qui accueilleront les visiteurs. Normalement, il ne devrait pas y avoir plus de trois personnes représentant votre organisme. Nous vous suggérons de confier à l'une de ces trois personnes le rôle de porte-parole, pour communiquer vos messages clés au politicien durant la visite.
Envoyez des informations détaillées

Étape 5: Informez les média

Cette étape peut être coordonnée avec l'attaché de presse du député et le secrétariat du CCA. Selon l'envergure de votre centre d'archives et de votre communauté, ainsi que des média contactés, la visite d'un député fédéral ou provincial peut constituer un événement digne de faire la nouvelle. Nous avons préparé pour vous un exemple d'avis aux médias (à distribuer avant l'événement) et un exemple de communiqué de presse (à distribuer après l'événement) que vous pourrez modifier selon vos besoins et ensuite distribuer. Une couverture médiatique, même au niveau local, procurera beaucoup de visibilité à vos archives, au CCA, ainsi qu'à votre député.

Étape 6: Derniers préparatifs

N'oubliez pas de bien informer et de conseiller toutes les personnes (personnel, associés, etc.) qui pourraient être touchées par la visite; faites-le suffisamment à l'avance, et de nouveau la veille de l'événement.

Étape 7: Rencontre et visite

Vous trouverez des suggestions précises à ce sujet dans la section Conseils à propos de la visite.

Étape 8: Compte rendu

Nous apprécierions beaucoup recevoir un bref compte rendu de la visite pour publication dans notre bulletin mensuel Nouvelles du CCA. Il suffit d'un ou deux paragraphes, indiquant les qui, quoi, quand, où, pourquoi et comment de l'événement. Si votre centre d'archives ou votre organisme parrain publie aussi un bulletin d'information, assurez-vous d'y faire paraître un article à propos de la visite du député. Annexez un exemplaire de ce bulletin à votre lettre de remerciement.
Envoyez-nous votre compte rendu

Étape 9: Remerciements officiels

Les politiciens apprécient qu'on les remercie lorsqu'ils prennent le temps de rencontrer les citoyens de leur circonscription. Il s'agit là d'une étape cruciale, mais trop souvent oubliée, dans l'établissement d'une bonne relation; elle vous fournira aussi l'occasion de rappeler à votre député certains des sujets abordés au cours de la visite. Pour vous faciliter la tâche, nous avons préparé un exemple de lettre de remerciement; vous n'avez qu'à compléter les informations manquantes, imprimer la lettre et l'expédier. Assurez-vous de joindre à votre lettre quelques photographies prises durant la visite.

Étape 10: Restez en contact

Vous vous êtes maintenant présenté avec succès à vos députés; vous avez aussi fait connaître le CCA, et jeté les bases de relations futures. Dans l'avenir, n'hésitez pas à faire part de vos préoccupations et de vos réalisations à vos parlementaires. Consultez la section Consolidez les liens pour obtenir d'autres conseils et des notes d'information sur des sujets d'actualité, à expédier à votre député.


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