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Numérisation et archives  

Table des matières    

Déclaration de principes concernant la relation entre la numérisation et la préservation des archives
Arbre de décision pour des projets de numérisation
Bibliographie sélective
Études de cas  

Comité de préservation  
Octobre 2002
 

Déclaration de principes concernant la relation entre la numérisation et la préservation des archives1

La numérisation est la conversion de données analogiques (quels que soient leur forme et leur support d'origine) en valeurs numériques porteuses de la même information.  

Le Comité de préservation du Conseil canadien des archives énonce les principes suivants pour orienter les services d'archives qui développent un système de numérisation :  

1. La numérisation favorise la préservation en limitant la manipulation des documents originaux.  

2. La numérisation est, avant tout, diffusion.  

3. Le processus de numérisation ne doit pas, au cours des manipulations qui sont nécessaires, présenter des risques de détérioration pour les documents numérisés.  

4. La mise en place d'un système de numérisation ne doit pas se faire au détriment des droits de propriété matériels ou intellectuels (droit de propriété, droit d'auteur et droit au respect de la vie privée).  

5. La numérisation des archives doit chercher à préserver au maximum l'authenticité et l'intégrité de l'information.  L'amélioration des documents (enlèvement des égratignures, des bruits de fond, etc.) est possible au cours du processus de numérisation.  Elle doit viser à faciliter l'accès aux documents.  S'il procède à l'amélioration de certains documents, le service d'archives préservera toujours une version non-améliorée de ceux-ci (que ce soit l'original analogique ou une copie numérique « authentique »).  

6. Les services d'archives doivent définir clairement leurs objectifs (que ce soit la diffusion ou la diffusion accompagnée de la conservation à long terme de l'information numérique) avant de mettre en place un système de numérisation.  

7. Les documents à numériser doivent faire l'objet d'une sélection rigoureuse, conforme aux objectifs, respectueuse des contraintes juridiques, des caractéristiques des documents à numériser et en relation avec les ressources disponibles.  

8. Les moyens technologiques choisis doivent être conformes aux objectifs identifiés et correspondre aux caractéristiques des documents qui sont l'objet du projet de numérisation.  

9. Des outils de repérage des documents numérisés doivent satisfaire aux besoins des utilisateurs.  Ils sont une composante essentielle d'un système de numérisation.  

10. Puisque l'information numérique présente des risques d'obsolescence technique (des supports et des formats de même que des logiciels de repérage et de lecture), les services d'archives désireux de s'engager dans un programme de préservation à long terme des formats numériques doivent être conscients des dangers encourus, de la complexité d'un tel programme et des coûts qu'il implique2.

11. Les services d'archives ne doivent pas négliger d'autres activités en allouant leurs ressources à la mise en place et au maintien d'un système de numérisation.  

12. Les services d'archives doivent évaluer l'impact de la mise en place d'un système de numérisation sur leurs activités de diffusion (sur la fréquentation de leur salle de consultation, sur la commande de reproduction, etc.) afin de prendre des décisions éclairées.  

13. Face aux coûts inhérents à la mise en place des systèmes de numérisation ainsi qu'à leur complexité technique, les services d'archives devraient chercher à mettre leurs ressources (financières, matérielles et humaines) en commun.  

Arbre de décision pour des projets de numérisation   (diagramme)

Cet arbre de décision veut aider les archivistes à identifier les unités de descriptions à numériser en leur rappelant certaines données fondamentales :  

. d'abord, que des objectifs clairs permettent d'identifier et d'obtenir les moyens technologiques nécessaires;  

. ensuite, qu'un système de numérisation doit être entretenu et que cela implique des déboursés à long terme et que, de ce fait, le service d'archives doit obtenir le soutien de son organisme parrain.  

Notre approche s'apparente donc à la macroéconomie liée au développement d'un tel système.  En ce qui concerne sa microéconomie, abordant de manière plus précise les questions technologiques, nous avons préféré donner des références à une documentation que le lecteur aura le loisir d'explorer.  Le lecteur notera que nous privilégions une gestion « par projets » de numérisation.  Les caractéristiques des documents qui forment les unités de description, les objectifs possibles et les moyens qui permettent de les concrétiser sont si diversifiés que des solutions d'application générale sont difficilement envisageables.  

Bibliographie sélective  

Afin de mettre à jour et de compléter cette bibliographie sélective, le lecteur consultera le site web de la National Library of Australia qui comprend une section intitulée PADI - Preserving Access to Digital Information qui se définit comme un « subject gateway to digital preservation resources ». Il y trouvera des bibliographies organisées par sujets où les références sont souvent commentées :  National Library of Australia. Preserving Access to Digital Information (PADI). Canberra: National Library of Australia. http://www.nla.gov.au/padi  

Les références à des ressources disponibles sur Internet ont été vérifiées le 30 janvier 2002.

Archives nationales du Québec. 1998. Guide d'imagerie numérique. Québec: Archives nationales du Québec. http://www.anq.gouv.qc.ca/pdf/GUIDEIMAG.pdf  

Ayris, Paul. 1998. Guidance for selecting materials for digitization. S.l.: Research Libraries Group et National Preservation Office. http://www.thames.rlg.org/preserv/joint/ayris.html

  Besser, Howard. 2001. « Digital Preservation of Moving Image Material? ». The Moving Image, Fall 2001.  http://www.gseis.ucla.edu/~howard/Papers/amia-longevity.html  

Canada. Patrimoine canadien. 2002.  Programme de culture canadienne en ligne (PCCE): Normes et lignes directrices pour les projets de numérisation. Ottawa.  http://www.pch.gc.ca/ccop-pcce/pubs/ccop-pcceguide_f.pdf  

Chapman, Stephen; Paul Conway et Anne R. Kenney. 1999. « Digital Imaging and Preservation Microfilm : The Future of the Hybrid Approach for the Preservation of Brittle Books ». RLG DigiNews, vol. 3, n° 1.  http://www.rlg.org/preserv/diginews/diginews3-1.html#feature1  

Columbia University. 1998. Selection Criteria for Digital Imaging Projects. New York: Columbia University Libraries. http://www.columbia.edu/cu/libraries/digital/criteria.html  

Dorr, Marianne et Weber Hartmut. 1997. Digitization as a Means for Preservation? Amsterdam: European Commission on Preservation and Access.  http://www.clir.org/pubs/reports/digpres/digpres.html  

Fleischauer, Carl. 1998. Digital Formats for Content Reproductions. Washington: Library of Congress. http://memory.loc.gov/ammem/formats.html  

Gertz, Janet. 1999. « Is Digital Conversion Really Part of Preservation ? ». Abbey Newsletter, vol. 23, n° 2. http://palimpsest.stanford.edu/byorg/abbey/an/an23/an23-2/an23-204.html  

Gubler, Martin et Thomas Klöti. 1994. The colour microfilm as preliminary stage of digital maps. Copenhague: Ligue des bibliothèques européennes de recherche. http://www.kb.nl/infolev/liber/articles/1kloeti.htm  

Hendley, Tony. 1998. Comparison of Methods & Costs of Digital Preservation. Londres: British Library Research and Innovation Center. http://www.ukoln.ac.uk/services/elib/papers/tavistock/hendley/hendley.html  

Justrell, Börje. 1997. « The use of colour microfilm for preservation ». Janus, n° 2.  

Kenney, Anne R. 1998. Guidelines vs. Guidance for Digital Imaging: The Opportunity Before Us. S.l.: Research Libraries Group et National Preservation Office. http://www.thames.rlg.org/preserv/joint/kenney.html  

Kenney, Anne R. et Oya Y. Rieger. 2000. Moving Theory Into Practice. Digital Imaging for Libraries and Archives. Mountain View, CA: Research Libraries Group.  

Klijn, Edwin et Yola de Lusenet. 2000. In the Picture : Preservation and Digitisation of European Photographic Collections. Amsterdam: European Commission on Preservation and Access. http://www.knaw.nl/ecpa/publ/picture.pdf  

Lawrence, Gregory W. et al. 2000. Risk Management of Digital Information: A File Format Investigation. Washington: Council on library and Information Resources. http://www.clir.org/pubs/reports/pub93/pub93.pdf  

MacTavish, Sue. 1999. « DoD-NARA Scanned Images Standards Conference ». RLG DigiNews, vol. 3, n° 2.  http://www.rlg.org/preserv/diginews/diginews3-2.html  

Menne-Haritz, Angelica et Nils Brübach. 1999. The Intrinsic Value of Archive and Library Material. List of criteria for imaging and textual conversion for preservation. Marburg: Marburg Archive School.  
http://www.uni-marburg.de/archivschule/intrinsengl.html
 

Murphy, William T. 1997. « The Preservation of News and Documentary Film ». in Davidson, Steven et Gregory Lukow (ed.). The Administration of Television Newsfilm and Videotape Collections: A Curatorial Manual. Los Angeles et Miami: American Film Institute et Louis Wolfson II Media History Center.  

National Library of Australia. Preserving Access to Digital Information (PADI). Canberra: National Library of Australia. http://www.nla.gov.au/padi  

Paton, Christopher Ann. 1998. « Preservation Re-Recordings of Audio Recordings in Archives: Problems, Priorities, Technologies, and Recommendations ». The American Archivist, vol. 61, n° 1.  

Puglia, Steven et Barry Roginski. 1998. NARA Guidelines for Digitizing Archival Materials for Electronic Access. College Park: National Archives and Records Administration. http://www.nara.gov/nara/vision/eap/digguide.pdf  

Puglia, Steven. 1999. « The Costs of Digital Imaging Projects ». RLG DigiNews, vol. 3, n° 5.  http://www.rlg.org/preserv/diginews/diginews3-5.html  

Rothenberg, Jeff. 1999. Avoiding Technological Quicksand: Finding a Viable Technical Foundation for Digital Preservation. Washington: Council on Library and Information Resources. http://www.clir.org/pubs/abstract/pub77.html  

Sitts, Maxine K. (ed.). 2000. Handbook for Digital Projects: A Management Tool for Preservation and Access. Andover: Northeast Document Conservation Center. http://www.nedcc.org/digital/dighome.htm  

Smith, Abby. 1999. Why Digitize? Washington: Council on Library and Information Resources, Commission on Preservation and Access. http://www.clir.org/pubs/reports/pub80-smith/pub80.html  

Society of American Archivists. 1997. The Preservation of Digitized Reproductions. Chicago: The Society of American Archivists. http://www.archivists.org/statements/digitize.html  

Études de cas  

Les ressources documentaires dont la référence suit comprennent ou dirigent le lecteur vers des exemples ou des études de cas :  

Les références à des ressources disponibles sur Internet ont été vérifiées le 30 janvier 2002.  

. Kenney, Anne R. et Oya Y. Rieger. 2000. Moving Theory Into Practice. Digital Imaging for Libraries and Archives. Mountain View, CA: Research Libraries Group.  

. National Library of Australia. Preserving Access to Digital Information (PADI). Canberra: National Library of Australia. http://www.nla.gov.au/padi  

. Sitts, Maxine K. (ed.). 2000. Handbook for Digital Projects: A Management Tool for Preservation and Access. Andover: Northeast Document Conservation Center. http://www.nedcc.org/digital/dighome.htm    

1 Parmi les réflexions intéressantes sur la relation entre la préservation et la numérisation des archives, notons Conway dans Sitts (2000), Dorr et Hartmut (1997), Gertz (1999), Kenney et Rieger (2000), Menne-Haritz et Brübach (1999), Smith (1999) et SAA (1997).  

2 Il est essentiel d'évaluer les coûts récurrents des systèmes de numérisation (coût de chaque conversion nécessaire à tous les trois à cinq ans).

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