Canadian Council of Archives

1. NOM ET SCEAU
Le nom de la société est : " Conseil canadien des archives/Canadian Council of Archives ", ci-après désigné quelquefois comme " le Conseil ".

Le sceau du Conseil prendra la forme adoptée par le Comité de direction et portera les mots : " Canadian Council of Archives/Conseil canadien des archives ".

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2. DÉFINITIONS

2.1 Archives
Aux fins du présent règlement,

Les archives sont un établissement permanent servant à assurer l'accessibilité du patrimoine documentaire du Canada en assumant les fonctions ci-dessous :

évaluer, sélectionner et acquérir les documents d'archives de l'institution qui parraine ses activités (ce sont normalement ses objectifs premiers) et (ou) les documents d'archives de sociétés, d'organismes ou de personnes reliés à cette institution, à un thème ou à un groupe déterminé;
conserver l'information ou les documents d'archives reçus;
classer et décrire les documents d'archives en respectant les principes archivistiques en vigueur;
- se soumettre à toutes les lois pertinentes se rapportant à l'accès et à l'utilisation des dossiers, y compris les aspects concernant la protection de la vie privée, l'accès à l'information et le droit d'auteur et appliquer ces lois;
assurer en permanence l'accessibilité aux documents d'archives, afin que l'établissement parrain et le public puissent les utiliser dans des conditions déterminées.

2.2 Documents d'archives
Les documents d'archives constituent l'ensemble structuré d'informations enregistrées, créées ou reçues par un gouvernement, une société ou un organisme dans le cadre de son fonctionnement ou par une personne dans le cadre de ses activités. Ces documents sont conservés à titre documentaire, de préférence sous la garde d'un établissement autorisé.

2.3 Système archivistique canadien
Le système archivistique canadien accueille la participation de tous les services d'archives canadiens qui sont disposés à coopérer pour sauvegarder et rendre accessible le patrimoine documentaire du pays. Cela implique l'évaluation, la sélection, l'acquisition, la conservation, la classification et la description et la consultabilité de tous les types de documents d'archives provenant des secteurs public ou privé, lesquels ont une valeur permanente du fait qu'ils décrivent différents aspects de la vie au Canada

Outre le Conseil canadien des archives, le système archivistique canadien regroupera des services d'archives privés, des conseils d'archives provinciaux ou territoriaux ou organismes correspondants et des associations professionnelles travaillant à l'avancement de la profession d'archiviste et au perfectionnement de la discipline et des technologies de l'archivistique.

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3. MANDAT
Le rôle du Conseil est:

de préserver et de favoriser l'accès au patrimoine documentaire canadien en améliorant l'administration, l'efficacité et le bon fonctionnement du système archivistique;

pour ce faire, le CCA assure la coordination, assume un rôle de chef de file, encourage le développement et la coopération au sein du système archivistique canadien en assistant et en appuyant les services d'archives qui sont membres du CCA par des programmes et services utiles aux Canadiens.

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4. FONCTION CONSULTATIVE PRINCIPALE
La fonction consultative principale du Conseil, en partenariat avec les conseils provinciaux et territoriaux, la Conférence des archivistes nationaux, provinciaux et territoriaux (CANPT), est à la disposition de tous les secteurs de compétence du système archivistique canadien, y compris Bibliothèque et Archives Canada (BAC), les parrains de services d'archives au Canada, les ministères et organismes des gouvernements fédéral et provinciaux et tous les secteurs de la société canadienne le cas échéant.

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5. COMPOSITION

5.1 Membres
Le Conseil réunira vingt-trois (23) membres, notamment : un(e) (1) représentant(e) de chacun des dix (10) conseils provinciaux et des trois (3) conseils territoriaux ou organisme équivalent, le(la) président(e) du Conseil (1), le(la) vice-président(e) du Conseil (1), les deux (2) directeur(trice)s du Comité de direction élu(e)s tel que décrit dans la section 7.1.1, le membre général (1), un(e) (1) représentant(e) du Bureau canadien des archivistes, un(e) (1) représentant(e) de l'Association des archivistes du Québec, un(e) (1) représentant(e) de l'Association of Canadian Archivists, un(e) (1) représentant(e) du Conseil des archivistes provinciaux et territoriaux, et un(e) (1) représentant(e) de Bibliothèque et Archives Canada.

5.2 Observateur(trice)s officiel(le)s
Les observateur(trice)s officiel(le)s du Conseil ainsi qu'un(e) ou plusieurs autre(s) représentant(e)s dont le Comité de direction jugera la présence nécessaire le cas échéant.

5.3 Conditions requises pour devenir membre
Sera considérée comme membre toute personne inscrite dans les registres du Conseil à la date de l'adoption de ces règlements,de même que toute personne ultérieurement admissible selon les conditions énoncées ci-dessous :

5.3.1 Chacun des conseils provinciaux ou territoriaux ou organismes équivalents, ainsi que le Bureau canadien des archivistes, l'Association des archivistes du Québec et l'Association of Canadian Archivists devra, trente (30) jours avant l'assemblée générale annuelle, aviser le(la) président(e) et le(la) secrétaire du Conseil du nom de leurs représentant(e)s officiel(le)s devant siéger à titre de membre du Conseil pendant l'année civile suivante. Un(e) représentant(e) restera membre du Conseil jusqu'à son remplacement par le conseil ou l'organisme qui l'a désigné(e).

5.3.2 Lorsqu'un(e) représentant(e) officiel(le) d'un conseil provincial ou territorial, d'un organisme équivalent, du Bureau canadien des archivistes, de l'Association des archivistes du Québec et de l'Association of Canadian Archivists ne peut être présent(e) à une assemblée générale annuelle ou à une assemblée extraordinaire du Conseil, l'organisme en question devra, après en avoir avisé(e) le(la) président(e) du Conseil, nommer un(e) autre délégué(e) à l'assemblée. Ce(tte) remplaçant(e) jouira de tous les droits et les privilèges du (de la) représentant(e) officiel(le) pour la durée de cette assemblée.

5.3.3 Le(la) président(e) et le(la) vice-président(e) et deux directeur(trice)s seront élu(e)s à la majorité des voix des membres du Conseil.

5.3.4 Après l'élection des membres du Comité de direction par les membres du Conseil, les conseils ou organismes que ces personnes représentaient avant d'être élues devront nommer de nouveaux(elles) représentant(e)s.

5.4 Caducité des privilèges des membres
Tous les privilèges d'un(e) membre deviennent caducs lorsque le(la) président(e) reçoit une lettre de démission de la part de ce(tte) membre ou une lettre d'un conseil ou d'un autre organisme désirant remplacer son(sa) représentant(e)..

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6. RÉUNIONS DES MEMBRES

6.1 Assemblée générale annuelle

6.1.1 Lieu et date de l'assemblée
L'assemblée générale annuelle du Conseil se tiendra au Canada pendant le dernier trimestre de chaque année civile, à un lieu, une date et une heure déterminés par le Comité de direction du Conseil. Le conseil devrait se rencontrer un minimum d'une fois par année.

6.1.2 Ordre du jour
Lors de l'assemblée générale annuelle, les membres prennent connaissance des rapports annuels du Comité de direction, examinent les décisions et les mesures prises par le Comité de direction depuis l'assemblée générale annuelle précédente, adoptent et modifient les règlements, élisent les membres du Comité de direction, y compris le(la) président(e) et le(la) vice-président(e), confirment la nomination des président(e)s des comités, étudient le budget et les états financiers et traitent de toute autre affaire soumise à l'assemblée.

6.1.3 Avis de convocation
L'avis de convocation de toutes les assemblées du Conseil doit être envoyé à chaque membre, au moins vingt et un (21) jours avant la date de l'assemblée annuelle, à l'adresse qui figure dans les registres du Conseil. Cet avis doit être imprimé, écrit à la main ou dactylographié et indiquer le jour, l'heure et le lieu de l'assemblée, ainsi que la nature générale des affaires qui doivent y être traitées.

6.2 Assemblée générale extraordinaire
Une assemblée générale extraordinaire des membres du Conseil peut être convoquée en tout temps par résolution du Comité de direction ou par le(la) président(e) ou encore sur réception d'une requête écrite et signée par au moins le tiers des membres du Conseil. L'avis de convocation d'une telle assemblée doit en mentionner les raisons.

6.3 Défaut de donner avis
Si, accidentellement, on a omis d'aviser un(e) membre du Conseil de la tenue d'une assemblée, ou si ce(tte) membre n'a pas reçu un tel avis, ou encore si on a commis une autre erreur de ce genre, cela ne suffit pas à invalider les résolutions adoptées par l'assemblée ni les délibérations qu'elle a tenues si, d'autre part, l'assemblée a été normalement convoquée et dirigée.

6.4 Présidence des assemblées
Le(la) président(e), ou en son absence le(la) vice-président(e), préside toutes les assemblées générales des membres du Conseil. Si le(la) président(e) ou le(la) vice-président(e) est absent(e) ou refuse de présider, les membres peuvent choisir l'un(e) d'entre eux(elles) pour remplir cette fonction.

6.5 Quorum
La présence d'une majorité des membres du Conseil suffit pour former quorum aux assemblées générales annuelles et extraordinaire

6.6 Décisions
Tou(te)s les membres du Conseil, sauf les membres du Comité de direction, ont le droit de voter, à titre d'un vote par membre, à toute assemblée générale annuelle ou à toute assemblée extraordinaire du Conseil. Un vote de la majorité des membres votant(e)s présent(e)s constituera une décision du Conseil, sauf lorsqu'il s'agit de la modification des règlements. La modification et l'adoption de nouveaux règlements doivent obtenir un vote majoritaire représentant les 2/3 des membres votants présents. En cas d'égalité des voix, le(la) président(e) a voix prépondérante

6.7 Observateur(trice)s officiel(le)s
Conformément aux dispositions du règlement 5.2, des observateur(trice)s officiel(le)s du Conseil peuvent assister aux réunions des membres du Conseil. Ces personnes peuvent être invitées par le(la) président(e) à participer aux délibérations, mais sans avoir le droit de voter.

6.8 Procédure
Toutes les réunions du Conseil, y compris les réunions du Comité de direction et des autres comités, seront régies par le Roberts Rules of Order.

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7. COMITÉ DE DIRECTION

7.1 Composition
7.1.1 Le Comité de direction comprend cinq (5) membres, c'est à dire le(la) président(e) du Conseil, le(la) vice-président(e) du Conseil, un membre général du Comité de direction du Conseil et deux autres personnes selon le résultat des élections tenues parmi les membres du Conseil. Le membre général sera nommé par le Comité de direction.

7.1.2 Suite à l'élection du(de la) président(e), du(de la) vice-président(e) et de deux (2) autres directeur(trice)s au sein du Comité de direction, tel que décrit dans la section 7.1.1 ci-haut, si l'une ou l'autre des personnes élues à ces postes est un(e) représentant(e) du Conseil, le conseil ou l'organisme que représentait précédemment le(la) président(e), le(la) vide-président(e) ou les directeur(trice)s devra désigner un(e) nouveau(elle) représentant(e) au Conseil.

7.2 Fonctions du Comité de direction
Le Comité de direction est responsable auprès des membres du Conseil en ce qui concerne l'élaboration des politiques, la gestion des affaires du Conseil et d'autres fonctions qui peuvent occasionnellement lui être déléguées par le Conseil.

7.3 Élections

7.3.1 L'élection du(de la) président(e), du(de la) vice-président(e) et des deux (2) autres directeur(trice)s se fait par un vote des membres présent(e)s à l'assemblée générale annuelle, en fonction des candidatures soumises par les membres. Il est possible pour un membre de proposer la nomination d'individus qui ne sont pas des représentant(e)s au Conseil mais qui sont des membres en bonne et due forme d’un conseil provincial ou territorial ou d’une organisation professionnelle nationale.

7.3.2 Le(la) président(e) et le(la) vice-président(e) sont choisi(e)s au cours de tours de scrutin séparés, ainsi que les deux autres directeur(trice)s. Deux de ces quatre postes, soit le(la) président(e), le(la) vice-président(e) et les deux autres directeur(trice)s, feront l'objet d'une élection chaque année pendant l'assemblée générale annuelle.

7.3.3 S'il devient nécessaire de tenir une élection entre des assemblées générales annuelles, l'élection aura lieu selon la procédure établie par le Comité de direction. Dans une telle situation, un nombre suffisant de membres du Conseil pour constituer un quorum doivent être présents et la majorité des voix exprimées est déterminante

7.4 Durée du mandat
Tou(te)s les membres du Comité de direction sont élu(e)s pour un mandat de deux (2) ans qui commence au moment de l'assemblée générale annuelle au cours de laquelle ils(elles) ont été élu(e)s et se termine au cours de l'assemblée générale annuelle qui doit avoir lieu deux (2) ans plus tard. Le mandat de n'importe quel membre du Comité de direction peut être renouvelé, à la condition que cette personne soit encore admissible à faire partie du Conseil.

7.5 Cessation d'appartenance
L'appartenance au Comité de direction prend fin automatiquement pour tout(e) membre qui :

présente sa démission par écrit au(à la) président(e) du Conseil;
est absent(e) pour plus de deux réunions du Comité de direction sans raison valable;
n'est plus admissible à faire partie du Conseil, conformément au règlement no 5, tel que déterminé par le(la) président(e);
doit abandonner ses fonctions au sein du Comité de direction, suite à la décision d'une majorité des membres présent(e)s à une assemblée générale extraordinaire convoquée afin de considérer le renvoi de ce(tte) membre du Comité de direction.

7.6 Poste vacant

Si le poste de président(e) ou celui de vice-président(e) devient vacant avant la fin de son mandat, une élection doit être tenue lors de l'assemblée générale annuelle suivante. Toutefois, si le Comité de direction le juge nécessaire, une élection peut avoir lieu dans le courant de l'année pour combler ce poste.

Sauf pour le(la) président(e) et le(la) vice-président(e), tout poste vacant au sein du Comité de direction peut être comblé au moyen d'une nomination effectuée par le(la) président(e). La durée du mandat de la personne ainsi désignée ne dépassera pas le reste du mandat du(de la) membre du Comité de direction que cette personne est appelée à remplacer. Toutefois, la personne ainsi nommée conserve le droit de présenter sa candidature au même poste pour le prochain exercice.

7.7 Réunions du Comité de direction

7.7.1 Nombre de réunions
Le Comité de direction doit se réunir au moins deux fois par année, sans compter celle(s) qui se tien(nen)t au moment de l'assemblée générale annuelle..

7.7.2 Avis de convocation
Le(la) président(e) du Comité de direction convoque les membres du Comité à une réunion quand il(elle) le juge nécessaire ou quand deux des membres du Comité en font la demande par écrit, à la condition qu'un avis de convocation soit envoyé au moins dix (10) jours à l'avance, accompagné d'un énoncé des motifs de la réunion.

7.7.3 Présidence des réunions

Si le(la) président(e) ou le(la) vice-président(e) est absent(e) à une réunion ou si, s'étant présenté(e), il(elle) refuse d'agir, les membres présent(e)s peuvent élire un(e) des leurs qui sera chargé(e) de présider la réunion et de s'occuper des affaires du Comité, à la condition qu'il y ait un quorum.

7.7.4 Quorum
Une majorité des membres du Comité de direction suffit pour former le quorum.

7.7.5 Décisions
Les questions soulevées lors de n'importe laquelle des réunions du Comité de direction seront réglées par un vote de la majorité des directeur(trice)s présent(e)s..

7.8 Protection des membres du Comité de direction et des agent(e)s
Tout(e) directeur(trice) ou membre du Bureau du Conseil, ou toute autre personne qui contracte ou est sur le point de contracter une obligation au nom du Conseil ou d'une compagnie contrôlée par le Conseil, de même que leurs héritier(ère)s, exécuteurs testamentaires, administrateurs ou ayants droit, sont indemnisé(e)s et tenu(e)s à couvert par les fonds de la corporation :

de tous les frais, charges et dépenses qu'ils(elles) peuvent subir et être obligé(e)s de payer en conséquence de toute action, poursuite ou procédure prise, commencée ou terminée contre eux(elles) en raison de tout acte ou affaire qu'ils(elles) font ou permettent de faire dans l'exécution de leurs fonctions à l'égard d'une telle obligation;
de tous les autres frais, charges et dépenses qu'ils(elles) peuvent subir à ce sujet, excepté les frais, charges et dépenses attribuables à un défaut ou à une négligence coupable de leur part.

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8. MEMBRES DU BUREAU

8.1 Désignation
Le bureau du Conseil comporte un(e) président(e), un(e) vice-président(e), un(e) secrétaire et un(e) trésorier(ière). Les titulaires des postes de secrétaire et de trésorier(ière) sont nommé(e)s par le Comité de direction, et la même personne peut assumer les deux postes.

8.2 Fonctions des membres du Bureau
Les membres du Bureau ci-dessous sont membres du Comité de direction et sont responsables envers le Comité de direction et le Conseil en ce qui concerne la gestion des affaires du Conseil..

8.2.1 Président(e)
Le(la) président(e) doit présider toutes les réunions du Conseil, mais en son absence, le(la) vice-président(e) assumera la présidence de la réunion. Le(la) président(e) est membre d'office de tous les comités. Il(elle) dirige le travail du(de la) directeur(trice) exécutif(ive)..

8.2.2 Vice-président(e)
En l'absence du(de la) président(e) du Conseil, le(la) vice-président(e) assure les fonctions du(de la) président(e) et ce faisant assume toutes les responsabilités et exerce tous les pouvoirs du(de la) président(e).

8.2.3 Secrétaire
Le(la) secrétaire doit convoquer ou faire convoquer, lorsqu'on lui en fait la demande, toutes les réunions du Comité de direction, ainsi que celles des comités formés de membres du Comité de direction, le cas échéant, et de membres du Conseil. Il(elle) sera responsable des documents et registres mentionnés à l'article 109 de la Loi sur les corporations canadiennes.

8.2.4 Trésorier(ère)
Le(la) trésorier(ère) doit tenir ou faire tenir des comptes exacts de toutes les recettes et de tous les déboursés du Conseil, dans des registres comptables appropriés, et doit déposer ou faire déposer tout l'argent ou les autres effets de commerce au nom et au crédit du Conseil à la banque ou aux banques désignée(s) à un moment ou l'autre par le Comité de direction. Le(la) trésorier(ère) doit débourser ou faire débourser les fonds du Conseil sous la direction du(de la) président(e) et du Comité de direction, recevoir les pièces justificatives pertinentes et rendre compte au Comité de direction, au cours des réunions régulières de ce comité ou au moment où on lui en fait la demande, de toutes les transactions effectuées à titre de trésorier(ère), ainsi que de la situation financière du Conseil.

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9. COMITÉS

9.1 Formation
Le Conseil et le Comité de direction ont le pouvoir de créer des comités selon les besoins..

9.2 Nomination des président(e)s de comités
Les président(e)s de tous les comités sont nommé(e)s par le Comité de direction, normalement pour une période de deux (2) ans. Leur mandat est renouvelable. La nomination de tou(te)s les président(e)s de comités doit être ratifiée par les membres lors de l'assemblée générale annuelle suivante..

9.3 Composition des comités
Les comités ne comprennent généralement pas plus de six (6) membres, y compris le(la) président(e) du comité. Les comités doivent comprendre un(e) (1) membre individuel(le) de l’Association des archivistes du Québec, un(e) (1) membre individuel(le) de l’Association of Canadian Archivists et un(e) (1) employé(e) de Bibliothèque et Archives Canada, ces personnes étant recommandées par la direction de leurs organisations respectives.

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10. RÉMUNÉRATION DES MEMBRES DU BUREAU, DU CONSEIL ET DES COMITÉS
Les membres du Bureau, du Comité de direction et du Conseil ne sont pas rémunéré(e)s pour leurs services. Toutefois, avec l'autorisation du Conseil, on peut leur accorder ou leur rembourser leurs frais de déplacement et de séjour afin de leur permettre d'assister à chaque réunion du Conseil ou des comités, à la condition que ces dispositions ne constituent pas un empêchement pour un membre du Bureau ou du Conseil de servir le Conseil en toute autre qualité.

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11. DOCUMENTS DU CONSEIL

11.1
Les documents produits ou reçus par les membres du Bureau et des divers comités appartiennent au Conseil.

11.2
À la fin de leur mandat, les membres du Bureau et des divers comités doivent envoyer au directeur(trice) exécutif(ve) du Conseil les documents se rapportant à leurs fonctions.

11.3
Les procès-verbaux des réunions du Conseil et des divers comités, ainsi que les autres documents produits, doivent être accessibles aux membres du Conseil

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12. RÈGLEMENTS

12.1
Les règlements du Conseil peuvent être adoptés, modifiés ou abrogés par une majorité des deux tiers (2/3) des membres votant(e)s présent(e)s à l'assemblée générale annuelle ou à une assemblée générale extraordinaire, à la condition que le texte proposé ait été soumis par écrit à l'examen de tou(te)s les membres au moins vingt et un (21) jours avant l'assemblée générale en question.

12.2
À moins que ces changements aient été incorporés dans les lettres patentes, l'abrogation ou la modification d'un ou de plusieurs règlements doit être soumise au ministère de la Consommation et Corporations Canada et avoir été approuvée par ce ministère avant d'être appliquée.

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13. SIGNATURE DES CONTRATS, MARCHÉS ET AUTRES DOCUMENTS
Tous les contrats, marchés, ententes et autres documents devant lier le Conseil doivent être signés par le(la) président(e) et un(e) autre membre du Comité de direction, et on doit y apposer le sceau du Conseil, sauf que le Comité de direction peut adopter une résolution visant à autoriser le(la) directeur(trice) exécutif(ve) à signer en leur nom, dans les limites établies par le Comité de direction. Le(la) président(e) ou toute autre personne désignée par une résolution du Comité de direction sera responsable de la garde du sceau du Conseil.

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14. POUVOIR D'EMPRUNTER
Le Comité de direction du Conseil peut de temps en temps : :

emprunter de l'argent devant être porté au crédit du Conseil;
limiter ou augmenter le montant à emprunter;
émettre, vendre ou mettre en gage des titres de créance (y compris des obligations, débentures, débentures-actions, billets ou autres titres de créance semblables, avec ou sans sûreté) au nom du Conseil;
imputer, hypothéquer ou mettre en gage, en tout ou en partie, les biens fonciers ou personnels, mobiliers ou immobiliers du Conseil, qu'ils soient déjà possédés ou aient été acquis au cours d'une période subséquente, y compris des comptes débiteurs, droits, pouvoirs et engagements, afin de garantir des titres de créance ou des montants d'argent empruntés, ou d'autres dettes ou passifs du Conseil;;
déléguer les pouvoirs attribués aux membres du Comité de direction conformément au présent alinéa à un ou plusieurs membre(s) du Bureau du Conseil, dans la mesure et de la façon établies par le Comité de direction.

Les pouvoirs attribués par les présentes sont considérés comme venant s'ajouter plutôt que se substituer aux pouvoirs d'emprunter de l'argent au nom du Conseil déjà possédés par les membres du Comité de direction ou du Bureau indépendamment du présent règlement.

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15. LEVÉE DE FONDS
Le Comité de direction prendra toutes les mesures qu'il jugera nécessaires pour permettre au Conseil d'acquérir, d'accepter, de solliciter ou de recevoir des legs, dons, subventions, règlements, fonds de dotation et cadeaux de toute nature, dans le but de poursuivre la mission du Conseil.

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16. SIÈGE SOCIAL
Le siège social du Conseil se trouvera dans la ville d'Ottawa, dans la province d'Ontario au Canada.

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17. EXERCICE FINANCIER
À moins qu'il en soit décidé autrement par le Comité de direction et avec l'autorisation des membres, l'exercice financier du Conseil se termine le 31 mars de chaque année..

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18. VÉRIFICATEURS
À chaque assemblée générale annuelle, les membres du Conseil désigneront un vérificateur pour examiner les comptes de la corporation et dont le mandat se poursuivra jusqu'à l'assemblée annuelle suivante. Si nécessaire les membres du Comité de direction pourront remplacer les vérificateurs s'il venait à se produire une vacance imprévue. La rémunération des vérificateurs sera établie par le Comité de direction..

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